Konferensi video telah menjadi norma untuk pertemuan profesional di seluruh dunia. Menurut para ahli, sekitar 90% bisnis di Amerika Utara kemungkinan akan membelanjakan lebih banyak uang untuk konferensi video di tahun mendatang.

Sayangnya, banyak orang yang melakukan kesalahan dan melakukan tindakan tidak profesional saat melakukan konferensi video, dan meremehkan pentingnya etika konferensi video.

Meskipun memiliki alat komunikasi terbaik untuk tim Anda dalam konferensi video memang bagus, namun mengetahui cara bersikap selama rapat sangatlah penting.

Kebutuhan akan perilaku yang tepat telah mengarah pada pengembangan aturan tentang bagaimana peserta harus bertindak selama konferensi video. Banyak ahli percaya bahwa kita tidak boleh mengorbankan profesionalisme karena sifat kausalitas konferensi video.

Di bawah ini adalah 8 aturan penting yang dianggap sebagai perilaku etiket standar bagi mereka yang ikut serta dalam konferensi video.

1. Bersiaplah

Tidak seperti yang dipikirkan banyak orang, ada kebutuhan untuk mempersiapkan konferensi video seperti halnya pertemuan bisnis secara fisik.

Beberapa cara untuk merencanakan konferensi video antara lain:

• Ketahui agendanya.

Penyelenggara dan peserta konferensi video tidak boleh tidak mengetahui tujuan dari pertemuan tersebut. Agenda akan membuat garis besar yang jelas dan membantu peserta membahas topik-topik diskusi dalam waktu yang ditentukan.

• Siapkan peralatan dan perlengkapan Anda.

Memiliki peralatan dan perangkat yang tepat adalah cara terbaik untuk mendapatkan manfaat maksimal dari konferensi video. Peralatan dan alat bantu untuk konferensi video Anda mencakup perangkat keras dan perangkat lunak.

Tanpa peralatan dan perangkat yang tepat, akan sulit untuk mendapatkan, mengirim, atau berbagi informasi selama konferensi video.

Beberapa alat penting untuk konferensi video meliputi:

• Akses internet.
• Aplikasi perangkat lunak video.
• Webcam.
• Mikrofon.

2. Jangan Terlambat

Waktu adalah sumber daya yang langka, dan kebanyakan orang tidak suka waktunya terbuang percuma. Salah satu fitur konferensi video adalah orang-orang dari zona waktu yang berbeda dapat hadir. Tidak menepati waktu adalah salah satu cara untuk mengurangi semangat mereka yang menghadiri rapat.

Dalam sebuah penelitian, 67% karyawan mengatakan bahwa separuh dari rapat yang mereka hadiri tidak bermanfaat, terutama karena waktu dimulainya rapat yang terlambat. Oleh karena itu, konferensi video harus dimulai tepat waktu karena penundaan dapat menyebabkan hilangnya minat.

Terlambat menghadiri rapat bisnis juga dapat merusak reputasi Anda dan membuat orang lain melihat Anda sebagai orang yang tidak profesional dan tidak dapat diandalkan. Beberapa cara untuk menghindari keterlambatan ke konferensi video antara lain:

• Mengatur alarm Anda.
• Masuk lebih awal.
• Jadwalkan ulang pertemuan jika Anda adalah penyelenggara.
• Jika karena alasan apa pun Anda terlambat, mintalah maaf.

3. Lakukan Uji Coba

Banyak hal yang bisa salah selama konferensi video. Melakukan uji coba adalah cara yang baik untuk mencegah gangguan selama rapat. Sebaiknya pastikan perangkat keras dan perangkat lunak Anda berfungsi dengan baik sebelum rapat dimulai. Mengirimkan email dengan tanda tangan emailbisnis Anda akan membantu meningkatkan kredibilitas dan membuat pembicara mengingat Anda dengan mudah

Beberapa uji coba yang bisa Anda lakukan antara lain:

• Memeriksa apakah kamera Anda sejajar dengan mata Anda.
• Periksa koneksi internet Anda.
• Menguji speaker Anda.
• Periksa mikrofon Anda.

4. Pastikan Anda Memiliki Latar Belakang yang Tepat

Banyak orang tidak menyadari bahwa area latar belakang selama konferensi video mengungkapkan lebih banyak hal tentang kepribadian Anda. Latar belakang yang tidak terawat dan berantakan tidak memberikan kesan yang baik bagi peserta konferensi video lainnya.

Untungnya bagi mereka yang tidak dapat menemukan area latar belakang yang bagus di rumah mereka, sekarang ada aplikasi seperti Wave.video dengan templat latar belakang zoom video yang dapat dieditsecara gratis .Aplikasi ini dapat membantu mengubah ruang Anda menjadi latar belakang virtual yang indah.

Cara lain untuk menciptakan latar belakang yang bagus adalah:

• Pilihlah ruang yang tertata dengan baik.
• Terangi latar belakang Anda.
• Gunakan dekorasi.

5. Berpakaian dengan Benar

Penelitian yang diterbitkan dalam Journal of Family and Consumer Sciences menyimpulkan bahwa orang yang berpakaian dengan baik dianggap lebih positif daripada mereka yang tidak.

Pakaian yang tidak tepat merupakan masalah besar bagi penyelenggara konferensi video. Untuk menghindari rasa malu, peserta harus sadar untuk tidak mengenakan pakaian yang tidak akan mereka kenakan pada konferensi fisik.

Meskipun ada banyak keuntungan bekerja dari rumah, namun pakaian yang tidak tepat selama konferensi video menjadi salah satu kelemahannya.

Beberapa hal yang harus Anda hindari termasuk:

• Mengenakan celana pendek di balik setelan jas Anda.
• Mengenakan pakaian tembus pandang.
• Mengenakan piyama dan baju tidur.
• Menerapkan riasan tebal.

6. Hindari Lingkungan yang Bising

Kualitas audio konferensi video dapat membuat atau merusak seluruh kegiatan. Untuk melibatkan peserta konferensi video secara efektif, kualitas audio harus jernih dan jelas.

Satu hal yang dapat memengaruhi kualitas audio konferensi video adalah latar belakang yang bising. Peserta yang menghadiri konferensi video dari lingkungan yang bising dapat menimbulkan gangguan bagi peserta lain. Kebisingan latar belakang dari lingkungan sekitar Anda dapat menyebabkan gangguan pada Anda dan peserta lain.

Tidak semua orang memiliki kemewahan ruangan yang kedap suara. Namun demikian, ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan kualitas audio konferensi video.

Berikut ini adalah beberapa cara untuk mengurangi kebisingan latar belakang selama konferensi video:

• Jauhi sumber kebisingan-Identifikasi dan hindari sumber kebisingan di sekitar Anda. Bagi mereka yang berada di dalam rumah, peralatan seperti televisi, kipas angin, dan pendingin ruangan harus dimatikan.
• Gunakan headset-Menggunakan headset adalah cara yang efektif untuk memperkuat suara Anda dan mematikan kebisingan latar belakang.
• Tutup tirai dan jendela Anda-Menutup jendela dan menarik tirai serta tirai adalah cara lain untuk mengurangi suara di dalam ruangan.
• Hindari ruangan kosong-Ini adalah pengetahuan dasar bahwa suara akan bergema di ruangan kosong. Gema disebabkan oleh gelombang suara yang memantul dari permukaan dinding yang keras pada ruangan. Untuk menghindari latar belakang yang bergema:

1. Menginap di kamar berperabot.
2. Tutupi lantai dengan permadani dan karpet.
3. Gantungkan tirai kain.
4. Pasang rak buku.
5. Masukkan pot bunga dan tanaman.

7. Hindari Gangguan

Salah satu kelemahan dari konferensi video adalah seseorang dapat dengan mudah terganggu. Faktanya, 88% pekerja mengakui bahwa mereka melakukan multitasking secara teratur.

Menghindari sumber gangguan adalah kunci untuk mendapatkan pengalaman konferensi video yang baik. Menghadiri konferensi video dari rumah, kendaraan, atau lokasi lain dapat menimbulkan banyak gangguan.

Bagi mereka yang berada di dalam rumah, anak-anak dan anggota keluarga lainnya dapat menjadi sumber gangguan yang sangat besar. Bagi orang lain yang menghadiri konferensi dari luar rumah, lalu lintas dan pergerakan di sekitarnya merupakan sumber gangguan.

Untuk menghindari gangguan:

• Jangan melakukan banyak tugas.
• Jangan menginap di tempat yang ramai.
• Hindari duduk di depan cermin.

8. Bicaralah dengan jelas

Berbicara dengan jelas merupakan elemen penting dalam konferensi video. Anda harus berbicara agar peserta lain dapat memahami setiap kata yang Anda ucapkan.

Beberapa cara terbaik untuk memproyeksikan suara Anda dengan jelas selama konferensi video meliputi:

• Gunakan mikrofon eksternal - Mikrofon internal pada laptop kami tidak secara efektif menghasilkan suara berkualitas selama konferensi video. Menggunakan mikrofon eksternal adalah salah satu cara untuk meningkatkan panggilan video.
• Tetap dekat dengan mikrofon - Tetap dekat dengan mikrofon akan membantu memproyeksikan suara Anda dengan lebih jelas dan menghilangkan suara latar belakang.
• Menghemat bandwidth Internet Anda - Semakin banyak bandwidth yang dimiliki sistem Anda, semakin baik kualitas koneksi audio Anda. Cara terbaik untuk menghemat bandwidth adalah dengan menutup program yang tidak Anda gunakan di komputer.

Kesimpulan

Konferensi video telah menjadi bagian dari kehidupan. Ini telah menjadi cara yang populer bagi para profesional untuk berkomunikasi di antara mereka sendiri. Peningkatan konferensi video oleh banyak organisasi telah mengedepankan kebutuhan untuk mengadopsi seperangkat perilaku standar oleh para peserta.

Panduan yang diuraikan dalam artikel ini adalah beberapa aturan penting yang perlu diingat selama konferensi video sehingga orang tidak akan mempertanyakan profesionalisme Anda.

Tentangpenulis: Andreyana Kulina adalah Spesialis Pemasaran Digital di Brosix, dengan spesialisasi di bidang pemasaran konten dan strategi penjangkauan. Selain kecintaannya pada pemasaran digital, ia juga menyukai hiking dan bersepeda gunung. Terhubung dengannya di LinkedIn.