Videoconferencing is de norm geworden voor professionele vergaderingen over de hele wereld. Volgens experts zal ongeveer 90% van de bedrijven in Noord-Amerika het komende jaar meer uitgeven aan videoconferenties.

Helaas begaan veel mensen blunders en gedragen ze zich onprofessioneel tijdens een videoconferentie, omdat ze het belang van videoconferentie-etiquette onderschatten.

Hoewel het goed is om de beste communicatiemiddelen voor je team te hebben in videoconferenties, is het van vitaal belang om te weten hoe je je moet gedragen tijdens de vergadering.

De behoefte aan correct gedrag heeft geleid tot de ontwikkeling van regels over hoe deelnemers zich moeten gedragen tijdens videoconferenties. Veel experts zijn van mening dat we niet moeten inleveren op professionaliteit vanwege de causale aard van een videoconferentie.

Hieronder staan 8 belangrijke regels die worden beschouwd als standaard etiquette voor deelnemers aan videoconferenties.

1. Wees voorbereid

In tegenstelling tot wat veel mensen denken, is het nodig om je voor te bereiden op videoconferenties, net als op fysieke zakelijke bijeenkomsten.

Enkele manieren om videoconferenties te plannen zijn:

• Ken de agenda.

De organisatoren en deelnemers van een videoconferentie mogen niet in het duister tasten over het doel van de vergadering. Een agenda zorgt voor een duidelijk overzicht en helpt de deelnemers om de gespreksonderwerpen binnen de toegewezen tijd te behandelen.

• Maak je uitrusting en gereedschap klaar.

De juiste apparatuur en hulpmiddelen zijn de beste manier om optimaal te profiteren van videoconferenties. De apparatuur en hulpmiddelen voor uw videoconferentie omvatten zowel hardware als software.

Zonder de juiste apparatuur en hulpmiddelen zal het moeilijk zijn om informatie te krijgen, te versturen of te delen tijdens de videoconferentie.

Enkele belangrijke hulpmiddelen voor videovergaderen zijn:

• Internettoegang.
• Videosoftware-app.
• Webcam.
• Microfoon.

2. Kom niet te laat

Tijd is een schaars goed en de meeste mensen hebben er een hekel aan dat hun tijd wordt verspild. Een kenmerk van videoconferenties is dat mensen uit verschillende tijdzones kunnen deelnemen. Je niet aan de tijd houden is een manier om het moreel van de deelnemers aan de vergadering te temperen.

In een onderzoek zei 67% van de werknemers dat de helft van de vergaderingen die ze bijwonen waardeloos zijn, voornamelijk vanwege de late aanvangstijden van die vergaderingen. Videoconferenties moeten daarom op tijd beginnen, omdat vertragingen kunnen leiden tot verlies van interesse.

Te laat komen bij zakelijke vergaderingen kan ook je reputatie schaden en ervoor zorgen dat mensen je zien als onprofessioneel en onbetrouwbaar. Een paar manieren om te voorkomen dat je te laat komt bij videovergaderingen zijn:

• Je alarm instellen.
• Vroeg aanmelden.
• Plan de vergadering opnieuw als jij de organisator bent.
• Als je om wat voor reden dan ook te laat bent, bied dan je excuses aan.

3. Voer een testrun uit

Er kunnen veel dingen misgaan tijdens videovergaderingen. Het uitvoeren van een testrun is een goede manier om storingen tijdens de vergadering te voorkomen. Het is altijd een goed idee om ervoor te zorgen dat uw hardware en software goed functioneren voordat de vergadering begint. Het versturen van e-mails met uw zakelijke e-mailhandtekening helpt de geloofwaardigheid te vergroten en zorgt ervoor dat uw spreker u gemakkelijk kan herinneren.

Enkele testruns die je kunt uitvoeren zijn:

• Controleer of je camera op ooghoogte staat.
• Controleer je internetverbinding.
• Test je luidsprekers.
• Controleer je microfoon.

4. Zorg voor een goede achtergrond

Veel mensen realiseren zich niet dat de achtergrond tijdens een videoconferentie veel meer zegt over je persoonlijkheid. Een onverzorgde en rommelige achtergrond geeft geen goede indruk aan andere deelnemers van de videoconferentie.

Gelukkig zijn er voor degenen die geen goede achtergrond kunnen vinden in hun huis, nu apps zoals Wave.video met gratis bewerkbare videozoom-achtergrondsjablonen. Deze apps kunnen helpen om je ruimte om te toveren in een prachtige virtuele achtergrond.

Andere manieren om een goede achtergrond te creëren zijn:

• Kies de best georganiseerde ruimte.
• Verlicht je achtergrond.
• Gebruik decoraties.

5. Kleed je goed

Onderzoek gepubliceerd in het Journal of Family and Consumer Sciences concludeerde dat mensen die zich netjes kleden positiever worden beoordeeld dan mensen die dat niet doen.

Verkeerd kleden is een groot probleem voor organisatoren van videoconferenties. Om verlegenheid te voorkomen, moeten deelnemers zich bewust zijn van het feit dat ze geen kleding aantrekken die ze ook niet zouden dragen tijdens een fysieke conferentie.

Hoewel thuiswerkenveel voordelen heeft, is ongepast kleden tijdens videovergaderen een van de nadelen.

Sommige dingen die je moet vermijden zijn:

• Een korte broek onder je pak dragen.
• Doorschijnend aantrekken.
• Het dragen van pyjama's en nachtjaponnen.
• Zware make-up aanbrengen.

6. Vermijd een lawaaierige omgeving

De audiokwaliteit van een videoconferentie kan de hele oefening maken of bederven. Om de deelnemers aan een videoconferentie effectief te betrekken, moet de geluidskwaliteit helder en duidelijk zijn.

Eén ding dat de geluidskwaliteit van een videoconferentie kan beïnvloeden is een rumoerige achtergrond. Een deelnemer die een videoconferentie bijwoont vanuit een rumoerige omgeving kan anderen tot last zijn. Achtergrondgeluiden uit uw omgeving kunnen u en andere deelnemers afleiden.

Niet iedereen heeft de luxe van een geluidsdichte ruimte. Er zijn echter een paar dingen die je kunt doen om de geluidskwaliteit van een videoconferentie te verbeteren.

Hieronder volgen enkele manieren om achtergrondgeluiden tijdens een video-conferentie te verminderen:

• Blijf uit de buurt van geluidsbronnen - Identificeer en vermijd geluidsbronnen om u heen. Binnen moeten apparaten zoals tv's, ventilatoren en airconditioners uit staan.
• Gebruik een headset: het gebruik van een headset is een effectieve manier om je stem te versterken en achtergrondgeluid buiten te sluiten.
• Doe je gordijnen en ramen dicht - Het sluiten van je ramen en het dichtdoen van je gordijnen en jaloezieën is een andere manier om het geluid in een kamer te verminderen.
• Vermijd lege kamers - Het is algemeen bekend dat geluiden echoën in een lege kamer. De echo's zijn het gevolg van geluidsgolven die weerkaatsen tegen de harde wandoppervlakken van de kamer. Om een echo op de achtergrond te voorkomen:

1. Verblijf in een gemeubileerde kamer.
2. Bedek de vloer met tapijten.
3. Hang stoffen jaloezieën op.
4. Installeer boekenplanken.
5. Zet bloempotten en planten neer.

7. Vermijd afleiding

Een nadeel van videoconferenties is dat je snel afgeleid kunt zijn. 88% van de werknemers geeft toe regelmatig te multitasken.

Het vermijden van bronnen van afleiding is de sleutel tot een goede videoconferentie ervaring. Het bijwonen van videoconferenties vanuit huis, de auto of een andere locatie kan veel afleiding met zich meebrengen.

Voor degenen die thuis zijn, kunnen kinderen en andere familieleden een enorme bron van afleiding zijn. Voor anderen die de conferentie van buiten hun huis bijwonen, zijn het verkeer en andere bewegingen in de omgeving bronnen van afleiding.

Afleiding vermijden:

• Multitask niet.
• Blijf niet op een drukke plek.
• Vermijd om voor een spiegel te zitten.

8. Spreek duidelijk

Duidelijk spreken is een belangrijk onderdeel van videoconferenties. Je moet zo spreken dat andere deelnemers elk woord dat je uitspreekt begrijpen.

Enkele van de beste manieren om je stem duidelijk te projecteren tijdens videoconferenties zijn:

• Gebruik een externe microfoon - Ingebouwde microfoons op onze laptops produceren niet effectief kwaliteitsgeluiden tijdens videoconferenties. Het gebruik van een externe microfoon is een manier om videogesprekken te verbeteren.
• Blijf dicht bij de microfoon - Blijf dicht bij de microfoon om je stem duidelijker te projecteren en achtergrondgeluiden te elimineren.
• Bespaar op je internetbandbreedte - Hoe meer bandbreedte je systeem heeft, hoe beter de kwaliteit van je audioverbinding. De beste manier om bandbreedte te besparen is om programma's die je niet gebruikt af te sluiten op je computer.

Conclusie

Videoconferenties zijn niet meer weg te denken. Het is een populaire manier geworden voor professionals om met elkaar te communiceren. De toename van videovergaderen door veel organisaties heeft de behoefte aan een standaardset van gedrag door deelnemers naar voren gebracht.

De richtlijnen in dit artikel zijn enkele van de belangrijkste regels die je moet onthouden tijdens een videoconferentie, zodat mensen je professionaliteit niet in twijfel trekken.

Over deauteur: Andreyana Kulina is een Digital Marketing Specialist bij Brosix, gespecialiseerd in Content marketing en outreach strategieën. Naast haar passie voor digitale marketing houdt ze van wandelen en mountainbiken. Connect met haar op LinkedIn.