Videoconferenties zijn wereldwijd de norm geworden voor professionele vergaderingen. Volgens deskundigen zal ongeveer 90% van de bedrijven in Noord-Amerika het komende jaar waarschijnlijk meer uitgeven aan videoconferenties.

Helaas begaan veel mensen blunders en vertonen ze onprofessioneel gedrag tijdens een videoconferentie, waarbij ze het belang van videoconferentie-etiquette onderschatten.

De beste communicatiemiddelen voor uw team bij videoconferenties zijn goed, maar weten hoe u zich tijdens de vergadering moet gedragen is van vitaal belang.

De behoefte aan correct gedrag heeft geleid tot de ontwikkeling van regels over hoe deelnemers zich tijdens videoconferenties moeten gedragen. Veel deskundigen zijn van mening dat we de professionaliteit niet mogen opofferen vanwege het causale karakter van een videoconferentie.

Hieronder staan 8 essentiële regels die als standaard etiquette worden beschouwd voor wie deelneemt aan videoconferenties.

1. Wees voorbereid

In tegenstelling tot wat veel mensen denken, moeten videoconferenties net als fysieke zakelijke bijeenkomsten worden voorbereid .

Enkele manieren om videoconferenties te plannen zijn:

• Ken de agenda.

De organisatoren en deelnemers van een videoconferentie mogen niet in het ongewisse blijven over het doel van de vergadering. Een agenda zorgt voor een duidelijk overzicht en helpt de deelnemers om de gespreksonderwerpen binnen de toegewezen tijd te behandelen.

• Maak je uitrusting en gereedschap klaar.

De juiste apparatuur en hulpmiddelen zijn de beste manier om optimaal te profiteren van videoconferenties. De apparatuur en hulpmiddelen voor uw videoconferentie omvatten zowel hardware als software.

Zonder de juiste apparatuur en hulpmiddelen zal het moeilijk zijn om tijdens de videoconferentie informatie te krijgen, te verzenden of te delen.

Enkele belangrijke hulpmiddelen voor videoconferenties zijn:

• Internettoegang.
• Video software app.
• Webcam.
• Microfoon.

2. Wees niet te laat

Tijd is een schaars goed, en de meeste mensen hebben een hekel aan tijdverspilling. Een kenmerk van videoconferenties is dat mensen uit verschillende tijdzones kunnen deelnemen. Niet op tijd komen is een manier om het moreel van de deelnemers aan de vergadering te temperen.

In een onderzoek zei 67% van de werknemers dat de helft van de vergaderingen die zij bijwonen waardeloos zijn, voornamelijk vanwege de late aanvangstijden van die vergaderingen. Videoconferenties moeten daarom op tijd beginnen, want vertragingen kunnen leiden tot verlies van belangstelling.

Te laat komen bij zakelijke vergaderingen kan ook uw reputatie schaden en ervoor zorgen dat mensen u als onprofessioneel en onbetrouwbaar zien. Enkele manieren om te voorkomen dat u te laat komt bij een videoconferentie zijn:

• Je alarm instellen.
• Vroeg aanmelden.
• Verzet de vergadering als u de organisator bent.
• Als je om wat voor reden dan ook te laat bent, verontschuldig je dan.

3. Doe een testrun

Tijdens videoconferenties kan er veel misgaan. Het uitvoeren van een testrun is een goede manier om storingen tijdens de vergadering te voorkomen. Het is altijd een goed idee om ervoor te zorgen dat uw hardware en software goed functioneren voordat de vergadering begint. Het versturen van mails met uw zakelijke e-mailhandtekening helpt de geloofwaardigheid te vergroten en zorgt ervoor dat uw spreker u gemakkelijk herinnert.

Enkele tests die u kunt uitvoeren zijn:

• Controleren of je camera op ooghoogte staat.
• Controleer uw internetverbinding.
• Test uw luidsprekers.
• Controleer je microfoon.

4. Zorg voor een goede achtergrond

Veel mensen realiseren zich niet dat de achtergrond tijdens een videoconferentie veel meer zegt over uw persoonlijkheid. Een onverzorgde en rommelige achtergrond maakt geen goede indruk op andere deelnemers aan de videoconferentie.

Gelukkig voor degenen die geen goede achtergrondruimte in hun huis kunnen vinden, zijn er nu apps zoals Wave.video met gratis bewerkbare videozoom achtergrond sjablonen. Deze apps kunnen helpen uw ruimte om te toveren in een prachtige virtuele achtergrond.

Andere manieren om een goede achtergrond te creëren zijn:

• Kies de best georganiseerde ruimte.
• Verlicht je achtergrond.
• Gebruik decoraties.

5. Kleed je correct

Uit onderzoek, gepubliceerd in het Journal of Family and Consumer Sciences, blijkt dat mensen die zich netjes kleden positiever worden beoordeeld dan mensen die dat niet doen.

Onjuiste kleding is een groot probleem voor organisatoren van videoconferenties. Om verlegenheid te voorkomen moeten deelnemers zich ervan bewust zijn geen kleding aan te trekken die ze niet zouden dragen bij een fysieke conferentie.

Hoewel thuiswerkenveel voordelen heeft, is ongepast kleden tijdens videoconferenties een van de nadelen ervan geworden.

Sommige dingen die je moet vermijden zijn:

• Een korte broek dragen onder je pak.
• Doorzichtig aantrekken.
• Het dragen van pyjama's en nachtjaponnen.
• Het aanbrengen van zware make-up.

6. Vermijd een lawaaierige omgeving

De audiokwaliteit van een videoconferentie kan de hele exercitie maken of ontsieren. Om de deelnemers aan een videoconferentie effectief te betrekken, moet de audiokwaliteit helder en duidelijk zijn.

Eén ding dat de geluidskwaliteit van een videoconferentie kan beïnvloeden is een rumoerige achtergrond. Een deelnemer die vanuit een rumoerige omgeving een videoconferentie bijwoont, kan anderen tot last zijn. Achtergrondgeluiden uit uw omgeving kunnen u en andere deelnemers afleiden.

Niet iedereen heeft de luxe van een geluidsdichte ruimte. Er zijn echter een paar dingen die u kunt doen om de geluidskwaliteit van een videoconferentie te verbeteren.

Hieronder volgen enkele manieren om achtergrondgeluiden tijdens een videoconferentie te verminderen:

• Blijf uit de buurt van geluidsbronnen - Identificeer en vermijd geluidsbronnen om u heen. Binnen moeten apparaten als televisies, ventilatoren en airconditioners uit staan.
• Gebruik een headset - Het gebruik van een headset is een effectieve manier om uw stem te versterken en achtergrondgeluiden uit te schakelen.
• Sluit uw ramen en rolluiken - Het sluiten van uw ramen en het sluiten van uw gordijnen en rolluiken is een andere manier om het geluid in een kamer te verminderen.
• Vermijd lege kamers - Het is algemeen bekend dat geluiden echoën in een lege kamer. De echo's zijn het gevolg van geluidsgolven die weerkaatsen tegen de harde wandoppervlakken van de kamer. Om een galmende achtergrond te voorkomen:

1. Verblijf in een gemeubileerde kamer.
2. Bedek de vloer met tapijten.
3. Hang stoffen jaloezieën op.
4. Installeer boekenplanken.
5. Zet er bloempotten en planten in.

7. Vermijd afleiding

Een nadeel van videoconferenties is dat men gemakkelijk kan worden afgeleid. 88% van de werknemers geeft toe regelmatig te multitasken.

Het vermijden van bronnen van afleiding is de sleutel tot een goede videoconferentie-ervaring. Het bijwonen van videoconferenties vanuit uw huis, auto of een andere locatie kan gepaard gaan met veel afleiding.

Voor degenen die thuis zijn, kunnen kinderen en andere gezinsleden een enorme bron van afleiding zijn. Voor anderen die de conferentie van buitenaf bijwonen, zijn het verkeer en andere bewegingen in de omgeving bronnen van afleiding.

Om afleiding te voorkomen:

• Niet multitasken.
• Blijf niet in een drukke plaats.
• Ga niet voor een spiegel zitten.

8. Spreek duidelijk

Duidelijk spreken is een belangrijk element van videoconferenties. U moet zo spreken dat de andere deelnemers elk woord dat u uitspreekt begrijpen.

Enkele van de beste manieren om uw stem duidelijk te projecteren tijdens videoconferenties zijn:

• Gebruik een externe microfoon - De ingebouwde microfoons op onze laptops produceren geen kwaliteitsgeluid tijdens videoconferenties. Het gebruik van een externe microfoon is een manier om videogesprekken te verbeteren.
• Blijf dicht bij de microfoon - Door dicht bij de microfoon te blijven, wordt uw stem duidelijker geprojecteerd en worden achtergrondgeluiden geëlimineerd.
• Spaar uw internetbandbreedte - Hoe meer bandbreedte uw systeem heeft, hoe beter de kwaliteit van uw audioverbinding. De beste manier om bandbreedte te besparen is het sluiten van programma's die u niet gebruikt op uw computer.

Conclusie

Videoconferenties zijn niet meer weg te denken. Het is een populaire manier geworden voor professionals om onderling te communiceren. De toename van videoconferenties door veel organisaties heeft de noodzaak aan het licht gebracht om een standaardset van gedrag door deelnemers in te voeren.

De richtsnoeren in dit artikel zijn enkele van de essentiële regels die u moet onthouden tijdens een videoconferentie, zodat mensen uw professionaliteit niet in twijfel trekken.

Over deauteur: Andreyana Kulina is een Digital Marketing Specialist bij Brosix, gespecialiseerd in Content marketing en outreach strategieën. Naast haar passie voor digitale marketing houdt ze van wandelen en mountainbiken. Connect met haar op LinkedIn.