La videoconferencia se ha convertido en la norma para las reuniones profesionales en todo el mundo. Según los expertos, es probable que cerca del 90% de las empresas de Norteamérica gasten más en videoconferencias el año que viene.

Por desgracia, muchas personas cometen errores garrafales y adoptan una conducta poco profesional durante una videoconferencia, subestimando la importancia de la etiqueta en las videoconferencias.

Aunque disponer de las mejores herramientas de comunicación para su equipo en videoconferencia es bueno, saber cómo comportarse durante la reunión es vital.

La necesidad de un comportamiento adecuado ha llevado al desarrollo de normas sobre cómo deben actuar los participantes durante la videoconferencia. Muchos expertos creen que no debemos sacrificar la profesionalidad por la naturaleza causal de una videoconferencia.

A continuación se exponen 8 reglas vitales consideradas comportamiento estándar de etiqueta para quienes participan en videoconferencias.

1. Estar preparado

A diferencia de lo que mucha gente piensa, hay que prepararse para las videoconferencias igual que para las reuniones de negocios físicas .

Algunas formas de planificar las videoconferencias son:

• Conozca la agenda.

Los organizadores y los participantes en una videoconferencia no deben desconocer el objetivo de la reunión. Un orden del día creará un esquema claro y ayudará a los participantes a cubrir los temas de debate dentro del tiempo asignado.

• Prepare su equipo y sus herramientas.

Contar con el equipo y las herramientas adecuadas es la mejor manera de sacar el máximo partido a las videoconferencias. El equipo y las herramientas para tu videoconferencia incluyen tanto hardware como software.

Sin el equipo y las herramientas adecuadas, será difícil obtener, enviar o compartir información durante la videoconferencia.

Algunas herramientas importantes para la videoconferencia son:

• Acceso a Internet.
• Aplicación de software de vídeo.
• Webcam.
• Micrófono.

2. No llegues tarde

El tiempo es un recurso escaso y a la mayoría de la gente no le gusta perderlo. Una característica de las videoconferencias es que pueden asistir personas de diferentes zonas horarias. No respetar la hora es una forma de minar la moral de los asistentes a la reunión.

En un estudio, el 67% de los empleados afirmaron que la mitad de las reuniones a las que asisten carecen de valor, principalmente por lo tarde que empiezan. Las videoconferencias, por tanto, deben empezar a su hora, ya que los retrasos pueden provocar la pérdida de interés.

Llegar tarde a las reuniones de negocios también puede dañar tu reputación y hacer que la gente te vea como poco profesional y poco fiable. Algunas formas de evitar llegar tarde a las videoconferencias son:

• Poner el despertador.
• Firmar antes.
• Reprograma la reunión si eres el organizador.
• Si por alguna razón llegas tarde, discúlpate.

3. Realizar una prueba

Muchas cosas pueden ir mal durante las videoconferencias. Hacer una prueba es una buena manera de evitar fallos durante la reunión. Siempre es buena idea asegurarse de que el hardware y el software funcionan correctamente antes de que empiece la reunión. Enviar correos electrónicos con la firma detu empresa ayuda a aumentar la credibilidad y hace que tu interlocutor te recuerde fácilmente.

Algunas de las pruebas que puedes realizar son

• Comprobar que la cámara está a la altura de los ojos.
• Comprueba tu conexión a Internet.
• Prueba los altavoces.
• Comprueba tu micrófono.

4. Asegúrese de tener los antecedentes adecuados

Mucha gente no se da cuenta de que la zona de fondo durante una videoconferencia revela mucho más sobre su personalidad. Un fondo descuidado y desordenado no transmite una buena impresión a los demás participantes en la videoconferencia.

Afortunadamente para los que no encuentran una buena zona de fondo en su casa, ahora existen aplicaciones como Wave.video con plantillas de fondo de zoom de vídeo editablesy gratuitas . Estas apps pueden ayudarte a transformar tu espacio en un bonito fondo virtual.

Otras formas de crear un buen fondo son:

• Elige el espacio mejor organizado.
• Ilumina tu fondo.
• Usa adornos.

5. Vestir adecuadamente

Una investigación publicada en el Journal of Family and Consumer Sciences concluyó que las personas que visten adecuadamente son percibidas más positivamente que las que no lo hacen.

Vestirse mal es un gran problema para los organizadores de videoconferencias. Para evitar situaciones embarazosas, los participantes deben ser conscientes de no ponerse ropa que no se pondrían en una conferencia física.

Aunque trabajar desde casa tienemuchas ventajas, vestirse mal durante una videoconferencia se ha convertido en uno de sus inconvenientes.

Algunas cosas que debes evitar son:

• Llevar pantalones cortos debajo del traje.
• Ponerse transparentes.
• Llevar pijama y camisón.
• Aplicar maquillaje pesado.

6. Evite un entorno ruidoso

La calidad de audio de una videoconferencia puede ser decisiva. Para que los participantes en una videoconferencia participen de forma efectiva, la calidad del audio debe ser nítida y clara.

Algo que puede afectar a la calidad de audio de una videoconferencia es un fondo ruidoso. Un participante que asiste a una videoconferencia desde un entorno ruidoso puede crear molestias a los demás. El ruido de fondo de su entorno puede distraerle a usted y a los demás participantes.

No todo el mundo puede permitirse el lujo de disponer de una sala insonorizada. Sin embargo, hay un par de cosas que puedes hacer para mejorar la calidad de audio de una videoconferencia.

A continuación se indican algunas formas de reducir el ruido de fondo durante una videoconferencia:

• Aléjese de las fuentes de ruido: identifique y evite las fuentes de ruido a su alrededor. En el interior de una casa, aparatos como televisores, ventiladores y aparatos de aire acondicionado deben estar apagados.
• Utiliza auriculares: los auriculares son una forma eficaz de amplificar la voz y evitar el ruido de fondo.
• Cierra las persianas y las ventanas: cerrar las ventanas y correr las cortinas y persianas es otra forma de reducir el ruido en una habitación.
• Evite las habitaciones vacías: es elemental saber que los sonidos resuenan en una habitación vacía. El eco se debe a las ondas sonoras que rebotan en las superficies duras de las paredes de la habitación. Para evitar el eco de fondo:

1. Alójate en una habitación amueblada.
2. Cubre el suelo con alfombras y moquetas.
3. Cuelgue estores de tela.
4. Instala estanterías.
5. Coloca macetas y plantas.

7. Evitar distracciones

Uno de los inconvenientes de las videoconferencias es que uno puede distraerse fácilmente. De hecho, el 88% de los trabajadores admite realizar varias tareas a la vez con regularidad.

Evitar las fuentes de distracción es clave para tener una buena experiencia de videoconferencia. Asistir a videoconferencias desde tu casa, vehículo o cualquier otro lugar puede conllevar muchas distracciones.

Para los que están en casa, los niños y otros miembros de la familia pueden ser una gran fuente de distracción. Para otros que asisten a la conferencia desde fuera de sus casas, el tráfico y otros movimientos circundantes son fuentes de distracción.

Para evitar distracciones:

• No hagas varias cosas a la vez.
• No te quedes en un lugar abarrotado.
• Evite sentarse frente a un espejo.

8. Hablar claro

Hablar con claridad es un elemento importante de las videoconferencias. Debe hablar para que los demás participantes puedan captar cada palabra que pronuncia.

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Algunas de las mejores formas de proyectar tu voz con claridad durante una videoconferencia son:

• Utiliza un micrófono externo - Los micrófonos integrados en nuestros portátiles no producen sonidos de calidad durante las videoconferencias. Utilizar un micrófono externo es una forma de mejorar las videoconferencias.
• Manténgase cerca del micrófono - Permanecer cerca del micrófono le ayudará a proyectar su voz con mayor claridad y a eliminar los ruidos de fondo.
• Conserva tu ancho de banda de Internet - Cuanto más ancho de banda tenga tu sistema, mejor será la calidad de tu conexión de audio. La mejor manera de conservar tu ancho de banda es cerrar los programas que no estés utilizando en tu ordenador.

Conclusión

La videoconferencia ha llegado para quedarse. Se ha convertido en una forma popular de comunicación entre profesionales. El aumento de las videoconferencias por parte de muchas organizaciones ha puesto de manifiesto la necesidad de adoptar un conjunto de normas de comportamiento por parte de los participantes.

Las directrices esbozadas en este artículo son algunas de las reglas vitales que hay que recordar durante una videoconferencia para que la gente no cuestione tu profesionalidad.

Sobre elautor: Andreyana Kulina es especialista en marketing digital en Brosix, especializada en marketing de contenidos y estrategias de divulgación. Además de su pasión por el marketing digital, le gusta el senderismo y el ciclismo de montaña. Conéctate con ella en LinkedIn.