视频会议已成为全球专业会议的常态。据专家称，北美约有 90% 的企业在未来一年可能会在视频会议上花费更多。

遗憾的是，许多人在视频会议中犯下错误，做出不专业的行为，低估了视频会议礼仪的重要性。

在视频会议中为您的团队提供最好的通信工具固然是好事，但了解会议期间的行为举止也至关重要。

对适当行为的需求促使人们制定了视频会议期间与会者应如何行事的规则。许多专家认为，我们不应该因为视频会议的因果关系而牺牲专业精神。

以下 8 条重要规则被视为参加视频会议人员的标准礼仪行为。

1.做好准备

与许多人想象的不同，视频会议和实体商务会议一样，也需要做好准备。

规划视频会议的一些方法包括

• 了解议程。

视频会议的组织者和与会者不应对会议目的一无所知。议程将为会议提供一个清晰的大纲，帮助与会者在规定时间内讨论各项议题。

• 准备好设备和工具。

拥有合适的设备和工具是从视频会议中获得最大收益的最佳途径。视频会议的设备和工具包括硬件和软件。

如果没有合适的设备和工具，就很难在视频会议期间获取、发送或共享信息。

视频会议的一些重要工具包括

• 互联网接入。
• 视频软件应用程序。
• 摄像头。
• 麦克风

2.不要迟到

时间是稀缺资源，大多数人都不喜欢浪费时间。视频会议的一个特点是不同时区的人都可以参加。不遵守时间是打击与会者士气的一种方式。

在一项 研究中 ，67% 的员工表示，他们参加的会议中有一半是没有价值的，主要原因是会议开始时间太晚。因此，视频会议应准时开始，因为延迟会导致人们失去兴趣。

商务会议迟到也会损害你的声誉，让人觉得你不专业、不可靠。避免视频会议迟到的几种方法包括： 1：

• 设置闹钟
• 提前签到。
• 如果您是会议组织者，请重新安排会议时间。
• 如果您因故迟到，请向我们道歉。

3.试运行

视频会议期间可能会出现很多问题。进行测试运行是防止会议期间出现故障的好方法。在会议开始前，确保硬件和软件正常运行始终是个好主意。发送带有您的企业 电子邮件签名的邮件 有助于提高可信度，让发言人容易想起您。

您可以进行的一些测试运行包括

• 检查相机是否与视线水平。
• 检查网络连接。
• 测试扬声器
• 检查麦克风

4.确保您有适当的背景

很多人没有意识到，视频会议中的背景区域更能显示你的个性。不修边幅、杂乱无章的背景不会给其他视频会议与会者留下好印象。

幸运的是，对于那些在家里找不到好的背景区域的人来说，现在有了 Wave.video 这样的应用程序，提供免费 的可编辑视频缩放背景模板。这些应用程序可以帮助你把空间变成美丽的虚拟背景。

创建良好背景的其他方法有

• 选择最整洁的空间。
• 点亮你的背景。
• 使用装饰品。

5.穿着得体

家庭与消费者科学杂志》上发表的研究得出结论，衣着得体的人比衣着不得体的人更容易受到好感。

着装不当是视频会议组织者面临的一个大问题。为了避免尴尬，与会者必须有意识地避免穿上在实体会议上不会穿的衣服。

虽然 在家办公有很多 好处，但视频会议期间的着装不当也成为其弊端之一。

应该避免的事情包括

• 西装下穿短裤
• 穿上透视装。
• 穿睡衣和睡袍。
• 浓妆艳抹。

6.避免嘈杂的环境

视频会议的音频质量可以决定整个会议的成败。要有效地吸引视频会议的与会者，音频质量必须清晰明了。

影响视频会议音频质量的一个因素是嘈杂的背景。在嘈杂环境中参加视频会议的与会者会对其他人造成干扰。来自周围环境的背景噪音会分散您和其他与会者的注意力。

并不是每个人都能奢侈地拥有一间隔音室。不过，您可以采取一些措施来提高视频会议的音频质量。

以下是一些减少视频会议期间背景噪音的方法：

• 远离噪音源-识别并避免周围的噪音源。对于屋内的人来说，应关闭电视、风扇和空调等电器。
• 使用耳机--使用耳机是放大声音和隔绝背景噪音的有效方法。
• 拉上百叶窗和窗帘--关闭窗户、拉上窗帘和百叶窗是减少室内声音的另一种方法。
• 避免空房间--声音在空房间里会产生回声，这是一个基本常识。回声是由于声波从房间坚硬的墙壁表面反弹而产生的。为了避免出现回声背景，请注意以下几点

1. 入住带家具的房间。
2. 在地板上铺上地毯。
3. 悬挂织物百叶窗
4. 安装书架
5. 放入花盆和植物。

7.避免分心

视频会议的一个缺点是容易分心。事实上， 88% 的员工承认自己经常在处理多项任务。

避免分心是获得良好视频会议体验的关键。在家中、车内或任何其他地方参加视频会议都会有很多干扰因素。

对于在家里的人来说，孩子和其他家庭成员可能是分散注意力的一个巨大来源。对于在屋外参加会议的人来说，交通和周围的其他动静也会分散他们的注意力。

避免分心：

• 不要一心多用。
• 不要呆在人多的地方。
• 避免坐在镜子前。

8.口齿清晰

口齿清晰是视频会议的一个重要因素。您的发言应使其他与会者能够掌握您所说的每一个字。

。

在视频会议过程中，清晰投射声音的最佳方法包括

• 使用外置麦克风- 笔记本电脑上的内置麦克风不能有效地在视频会议中产生高质量的声音。使用外置麦克风是改善视频通话的一种方法。
• 靠近麦克风- 靠近麦克风有助于更清晰地投射出您的声音，并消除背景噪音。
• 节省网络带宽- 系统带宽越大，音频连接的质量就越好。节省带宽的最佳方法是关闭计算机上不使用的程序。

结论

视频会议已经到来。它已成为专业人士之间进行交流的一种流行方式。随着许多组织使用视频会议的增多，与会者采用一套标准行为规范的必要性凸显出来。

本文概述的准则是视频会议期间需要牢记的一些重要规则，这样人们就不会质疑你的专业性。

关于作者 Andreyana Kulina 是 Brosix公司的数字营销专家，擅长内容营销和推广战略。除了对数字营销充满热情，她还喜欢徒步旅行和山地自行车。请在 LinkedIn 上与她联系。