视频会议已经成为世界各地专业会议的规范。据专家称，北美约90%的企业在未来一年可能会在视频会议上花费更多。

不幸的是，许多人在视频会议上犯了错误，从事不专业的行为，低估了视频会议礼节的重要性。

虽然在视频会议中为你的团队拥有最好的沟通工具是好事，但知道如何在会议中表现是至关重要的。

对适当行为的需求导致了关于参与者在视频会议期间应如何行事的规则的制定。许多专家认为，我们不应该因为视频会议的因果性而牺牲专业性。

以下是被认为是参加视频会议者的标准礼仪行为的8条重要规则。

1.做好准备

与许多人的想法不同，有必要为视频会议做准备，就像实体商业会议一样。

为视频会议制定计划的一些方法包括：

• 了解议程。

视频会议的组织者和参与者不应该对会议的目的一无所知。议程将创建一个清晰的大纲，并帮助与会者在分配的时间内涵盖讨论的主题。

• 准备好你的设备和工具。

拥有正确的设备和工具是从视频会议中获得最大利益的最佳方式。视频会议的设备和工具包括硬件和软件。

如果没有正确的设备和工具，在视频会议期间将很难获得、发送或分享信息。

视频会议的一些重要工具包括：

• 互联网接入。
• 视频软件应用。
• 网络摄像头。
• 麦克风。

2.不要迟到

时间是一种稀缺资源，大多数人不喜欢自己的时间被浪费掉。视频会议的一个特点是，来自不同时区的人可以参加。不遵守时间是打击参加会议的人的士气的一种方式。

在一项 研究中 ，67%的员工说他们参加的会议有一半是没有价值的，主要是因为这些会议的开始时间太晚。因此，视频会议应该准时开始，因为延迟会导致人们失去兴趣。

在商务会议上迟到也会损害你的声誉，使人们认为你不专业、不可靠。避免在视频会议上迟到的几个方法包括：

• 设置你的闹钟。
• 提前签到。
• 如果你是组织者，请重新安排会议时间。
• 如果因为任何原因你迟到了，请道歉。

3.做一个测试运行

在视频会议期间，许多事情都可能出错。进行试运行是防止会议期间出现故障的一个好方法。在会议开始前，确保你的硬件和软件正常运行总是一个好主意。发送带有你的商业 电子邮件签名的邮件 有助于提高可信度，并使你的发言人很容易想起你。

你可以进行的一些测试运行包括：

• 检查你的相机是否在眼睛的高度。
• 检查你的互联网连接。
• 测试你的扬声器。
• 检查你的话筒。

4.确保你有一个适当的背景

许多人没有意识到，视频会议期间的背景区域更能显示出你的个性。一个不修边幅、杂乱无章的背景不会给其他视频会议参与者带来好印象。

幸运的是，对于那些在家里找不到好的背景区域的人来说，现在有像Wave.video这样的应用程序，有免费 的可编辑的视频缩放背景模板。这些应用程序可以帮助将你的空间变成一个美丽的虚拟背景。

创造良好背景的其他方法是：

• 选择组织性最强的空间。
• 照亮你的背景。
• 使用装饰品。

5.穿着得体

发表在《家庭与消费科学》杂志上的研究得出结论，穿着得体的人比不穿衣服的人更被看好。

穿着不当是视频会议组织者的一个大问题。为了避免尴尬，与会者必须有意识地不要穿上他们在实际会议中不会穿的衣服。

虽然 在家工作有很多 好处，但视频会议期间的不恰当着装已经成为其缺点之一。

你应该避免的一些事情包括：

• 在你的西装里穿短裤。
• 穿上透视装。
• 穿着睡衣和睡袍。
• 涂抹浓妆。

6.避免嘈杂的环境

视频会议的音频质量可以使整个活动成功或失败。为了有效吸引视频会议的参与者，音频质量必须清晰明了。

有一件事会影响视频会议的音频质量，那就是嘈杂的背景。在嘈杂的环境中参加视频会议的与会者会给其他人造成困扰。来自周围环境的背景噪音会使你和其他与会者分心。

并非每个人都能拥有豪华的隔音室。然而，有几件事你可以做，以提高视频会议的音频质量。

以下是一些在视频会议期间减少背景噪音的方法：

• 远离噪音源-识别并避免你周围的噪音源。对于屋内的人来说，电视、风扇和空调等电器应该关闭。
• 使用耳麦--使用耳麦是放大你的声音和关闭背景噪音的有效方法。
• 拉上百叶窗和窗户--关闭窗户，拉上窗帘和百叶窗是减少房间内声音的另一种方法。
• 避免空房间--声音在空房间里有回声，这是基本常识。回声是由于声波从房间的硬墙表面反弹而产生的。为了避免有回声的背景：

1. 住在有家具的房间里。
2. 在地板上铺上地毯和毛毯。
3. 悬挂织物百叶窗。
4. 安装书架。
5. 放入花盆和植物。

7.避免分心

视频会议的一个缺点是，人很容易分心。事实上， 88%的工人承认经常进行多任务处理。

避免分心的来源是获得良好视频会议体验的关键。在家里、车上或任何其他地方参加视频会议，可能会有很多分心的情况。

对于在家里的人来说，孩子和其他家庭成员可能是一个巨大的分心来源。对于其他在屋外参加会议的人来说，交通和周围的其他运动都是分心的来源。

为了避免分心：

• 不要做多任务。
• 不要呆在拥挤的地方。
• 避免坐在镜子前。

8.说话要清楚

说清楚是视频会议的一个重要因素。你应该说话，使其他与会者能够掌握你说的每一个字。

在视频会议期间，清楚地投射出你的声音的一些最佳方法包括：

• 使用外部麦克风- 我们笔记本电脑上的内置麦克风在视频会议期间不能有效地产生高质量的声音。使用外部麦克风是改善视频通话的一种方法。
• 靠近话筒- 靠近话筒将有助于更清晰地投射出你的声音，并消除背景噪音。
• 节约你的互联网带宽- 你的系统拥有的带宽越多，你的音频连接的质量就越好。节约带宽的最好方法是关闭你的电脑上不使用的程序。

总结

视频会议已经到来。它已经成为专业人士之间沟通的一种流行方式。许多组织在视频会议方面的增加，使参与者采用一套标准行为的必要性凸显出来。

本文概述的准则是视频会议期间需要记住的一些重要规则，这样人们就不会质疑你的专业性。

关于作者： Andreyana Kulina是 Brosix的数字营销专家，专门从事内容营销和推广策略。除了对数字营销的热情，她还喜欢徒步旅行和骑山地车。在 LinkedIn上与她联系。