La vidéoconférence est devenue la norme pour les réunions professionnelles dans le monde entier. Selon les experts, environ 90 % des entreprises d'Amérique du Nord sont susceptibles de dépenser davantage pour la vidéoconférence au cours de l'année à venir.

Malheureusement, de nombreuses personnes commettent des maladresses et adoptent un comportement non professionnel lors d'une vidéoconférence, sous-estimant l'importance de l'étiquette de la vidéoconférence.

S'il est bon de disposer des meilleurs outils de communication pour votre équipe en vidéoconférence, il est essentiel de savoir comment se comporter pendant la réunion.

La nécessité d'un comportement adéquat a conduit à l'élaboration de règles sur la manière dont les participants doivent se comporter pendant une vidéoconférence. De nombreux experts estiment qu'il ne faut pas sacrifier le professionnalisme en raison de la nature causale d'une vidéoconférence.

Vous trouverez ci-dessous 8 règles essentielles considérées comme des règles de conduite standard pour ceux qui participent à une vidéoconférence.

1. Se préparer

Contrairement à ce que beaucoup de gens pensent, il est nécessaire de préparer les vidéoconférences tout comme les réunions d'affaires physiques.

Les vidéoconférences peuvent être planifiées de différentes manières :

• Connaître l'ordre du jour.

Les organisateurs et les participants d'une vidéoconférence ne doivent pas être dans l'ignorance de l'objectif de la réunion. Un ordre du jour permet de définir clairement les grandes lignes et d'aider les participants à couvrir les sujets de discussion dans le temps imparti.

• Préparez votre équipement et vos outils.

Disposer de l'équipement et des outils adéquats est le meilleur moyen de tirer le meilleur parti des vidéoconférences. L'équipement et les outils pour votre vidéoconférence comprennent à la fois le matériel et les logiciels.

Sans l'équipement et les outils adéquats, il sera difficile d'obtenir, d'envoyer ou de partager des informations pendant la vidéoconférence.

Voici quelques outils importants pour la vidéoconférence :

• Accès à l'Internet.
• Logiciel vidéo.
• Webcam.
• Microphone.

2. Ne pas être en retard

Le temps est une ressource rare et la plupart des gens n'aiment pas perdre leur temps. L'une des caractéristiques des vidéoconférences est que des personnes situées dans des fuseaux horaires différents peuvent y participer. Ne pas respecter l'heure est une façon de saper le moral des participants à la réunion.

Dans une étude, 67 % des employés ont déclaré que la moitié des réunions auxquelles ils assistent n'ont aucune valeur, principalement en raison de l'heure tardive à laquelle elles commencent. Les vidéoconférences doivent donc commencer à l'heure, car les retards peuvent entraîner une perte d'intérêt.

Le fait d'arriver en retard à une réunion d'affaires peut également nuire à votre réputation et faire en sorte que les gens vous considèrent comme peu professionnel et peu fiable. Voici quelques moyens d'éviter d'arriver en retard à une vidéoconférence :

• Régler votre alarme.
• Signer tôt.
• Reportez la réunion si vous êtes l'organisateur.
• Si, pour une raison quelconque, vous êtes en retard, excusez-vous.

3. Faire un essai

De nombreux problèmes peuvent survenir lors d'une vidéoconférence. Effectuer un test est un bon moyen d'éviter les problèmes pendant la réunion. Il est toujours bon de s'assurer que le matériel et les logiciels fonctionnent correctement avant le début de la réunion. L'envoi de courriers électroniques comportant votre signature électroniqueprofessionnelle contribue à accroître la crédibilité et permet à votre interlocuteur de se souvenir facilement de vous

Voici quelques exemples de tests que vous pouvez effectuer :

• Vérifier que l'appareil photo est à la hauteur des yeux.
• Vérifiez votre connexion internet.
• Testez vos enceintes.
• Vérifiez votre microphone.

4. Assurez-vous d'avoir des antécédents appropriés

Nombreux sont ceux qui ne réalisent pas que l'arrière-plan d'une vidéoconférence en dit long sur leur personnalité. Un arrière-plan mal entretenu et encombré ne donne pas une bonne impression aux autres participants à la vidéoconférence.

Heureusement pour ceux qui ne peuvent pas trouver un bon arrière-plan dans leur maison, il existe maintenant des applications comme Wave.video qui proposent des modèles d'arrière-plan de zoom vidéo modifiablesgratuitement . Ces applications peuvent vous aider à transformer votre espace en un magnifique arrière-plan virtuel.

Il existe d'autres moyens de créer un bon arrière-plan :

• Choisissez l'espace le mieux organisé.
• Éclairez votre arrière-plan.
• Utiliser des décorations.

5. S'habiller correctement

Une étude publiée dans le Journal of Family and Consumer Sciences a conclu que les personnes qui s'habillent correctement sont perçues de manière plus positive que celles qui ne le font pas.

Une tenue vestimentaire inadaptée est un problème majeur pour les organisateurs de vidéoconférences. Pour éviter tout embarras, les participants doivent veiller à ne pas porter des vêtements qu'ils ne porteraient pas lors d'une conférence physique.

Bien que le travail à domicile présentede nombreux avantages, une tenue vestimentaire inadéquate lors des vidéoconférences est devenue l'un de ses inconvénients.

Voici quelques exemples de ce qu'il faut éviter :

• Porter un short sous son costume.
• Mise en place transparente.
• Port du pyjama et de la chemise de nuit.
• L'application d'un maquillage lourd.

6. Éviter un environnement bruyant

La qualité audio d'une vidéoconférence peut être un facteur déterminant dans le succès ou l'échec de l'exercice. Pour engager efficacement les participants à une vidéoconférence, la qualité audio doit être claire et nette.

Un arrière-plan bruyant peut nuire à la qualité audio d'une vidéoconférence. Un participant qui assiste à une vidéoconférence dans un environnement bruyant peut créer une gêne pour les autres. Les bruits de fond provenant de votre environnement peuvent vous distraire, vous et les autres participants.

Tout le monde n'a pas le luxe de disposer d'une salle insonorisée. Il y a cependant plusieurs choses que vous pouvez faire pour améliorer la qualité audio d'une vidéoconférence.

Voici quelques moyens de réduire le bruit de fond lors d'une vidéoconférence :

• S'éloigner des sources de bruit-Identifiez et évitez les sources de bruit autour de vous. À l'intérieur d'une maison, les appareils tels que les téléviseurs, les ventilateurs et les climatiseurs doivent être éteints.
• Utiliser un casque - L'utilisation d'un casque est un moyen efficace d'amplifier votre voix et d'éliminer les bruits de fond.
• Fermez vos stores et vos fenêtres - Fermer vos fenêtres et tirer vos rideaux et vos stores est un autre moyen de réduire le bruit dans une pièce.
• Évitez les pièces vides - Il est élémentaire de savoir que les sons se répercutent dans une pièce vide. Les échos sont dus aux ondes sonores qui rebondissent sur les surfaces dures des murs de la pièce. Pour éviter d'avoir un arrière-plan qui fait écho :

1. Séjourner dans une chambre meublée.
2. Recouvrez le sol de tapis et de moquettes.
3. Accrocher des stores en tissu.
4. Installer des étagères.
5. Mettre en place des pots de fleurs et des plantes.

7. Éviter les distractions

L'un des inconvénients des vidéoconférences est que l'on peut être facilement distrait. En fait , 88 % des travailleurs admettent qu'ils font régulièrement plusieurs choses à la fois.

Il est essentiel d'éviter les sources de distraction pour que la vidéoconférence se déroule dans de bonnes conditions. Assister à une vidéoconférence depuis son domicile, son véhicule ou tout autre lieu peut être source de nombreuses distractions.

Pour ceux qui sont à la maison, les enfants et les autres membres de la famille peuvent être une énorme source de distraction. Pour ceux qui assistent à la conférence depuis l'extérieur, la circulation et les autres mouvements environnants sont des sources de distraction.

Pour éviter les distractions :

• Ne pas faire plusieurs choses à la fois.
• Ne restez pas dans un endroit bondé.
• Évitez de vous asseoir devant un miroir.

8. Parler clairement

Parler clairement est un élément important des vidéoconférences. Vous devez parler de manière à permettre aux autres participants de saisir chaque mot que vous prononcez.

Voici quelques-unes des meilleures façons de projeter votre voix clairement pendant une vidéoconférence :

• Utiliser un microphone externe - Les microphones intégrés à nos ordinateurs portables ne produisent pas efficacement des sons de qualité lors des vidéoconférences. L'utilisation d'un microphone externe est un moyen d'améliorer les appels vidéo.
• Restez près du microphone - En restant près du microphone, vous pourrez projeter votre voix plus clairement et éliminer les bruits de fond.
• Conservez votre bande passante Internet - Plus la bande passante de votre système est importante, meilleure est la qualité de votre connexion audio. La meilleure façon d'économiser votre bande passante est de fermer les programmes que vous n'utilisez pas sur votre ordinateur.

Conclusion

La vidéoconférence s'est imposée. Elle est devenue un moyen populaire pour les professionnels de communiquer entre eux. L'augmentation du nombre de vidéoconférences dans de nombreuses organisations a mis en évidence la nécessité d'adopter un comportement standard pour les participants.

Les lignes directrices énoncées dans cet article sont quelques-unes des règles essentielles à retenir lors d'une vidéoconférence afin que les gens ne remettent pas en question votre professionnalisme.

A propos de l'auteur : Andreyana Kulina est une spécialiste du marketing numérique chez Brosix, spécialisée dans le marketing de contenu et les stratégies de sensibilisation. Outre sa passion pour le marketing numérique, elle aime la randonnée et le VTT. Retrouvez-la sur LinkedIn.