Le videoconferenze sono diventate la norma per le riunioni professionali in tutto il mondo. Secondo gli esperti, circa il 90% delle aziende del Nord America spenderà di più in videoconferenze nel prossimo anno.

Purtroppo, molte persone commettono errori e si comportano in modo poco professionale durante una videoconferenza, sottovalutando l'importanza del galateo della videoconferenza.

Se è vero che disporre dei migliori strumenti di comunicazione per il vostro team in videoconferenza è positivo, sapere come comportarsi durante la riunione è fondamentale.

L'esigenza di un comportamento corretto ha portato allo sviluppo di regole su come i partecipanti devono comportarsi durante le videoconferenze. Molti esperti ritengono che non si debba sacrificare la professionalità a causa della natura causale della videoconferenza.

Di seguito sono riportate 8 regole fondamentali, considerate un comportamento standard di galateo per chi partecipa alle videoconferenze.

1. Essere preparati

A differenza di quanto molti pensano, è necessario prepararsi alle videoconferenze proprio come alle riunioni di lavoro fisiche.

Alcuni modi per pianificare le videoconferenze includono:

• Conoscere l'ordine del giorno.

Gli organizzatori e i partecipanti a una videoconferenza non devono essere all'oscuro dello scopo della riunione. Un ordine del giorno creerà uno schema chiaro e aiuterà i partecipanti a coprire gli argomenti da discutere entro il tempo stabilito.

• Preparate l'attrezzatura e gli strumenti.

Avere le attrezzature e gli strumenti giusti è il modo migliore per trarre il massimo beneficio dalle videoconferenze. Le attrezzature e gli strumenti per le videoconferenze comprendono sia l'hardware che il software.

Senza le attrezzature e gli strumenti giusti, sarà difficile ottenere, inviare o condividere informazioni durante la videoconferenza.

Alcuni strumenti importanti per le videoconferenze sono

• Accesso a Internet.
• Applicazione software video.
• Webcam.
• Microfono.

2. Non arrivare in ritardo

Il tempo è una risorsa scarsa e alla maggior parte delle persone non piace che venga sprecato. Una caratteristica delle videoconferenze è che possono partecipare persone con fusi orari diversi. Non rispettare l'orario è un modo per smorzare il morale dei partecipanti alla riunione.

In uno studio, il 67% dei dipendenti ha dichiarato che la metà delle riunioni a cui partecipa non ha valore, soprattutto a causa dell'orario di inizio tardivo. Le videoconferenze, quindi, dovrebbero iniziare in orario, poiché i ritardi possono causare una perdita di interesse.

Arrivare in ritardo alle riunioni di lavoro può anche danneggiare la vostra reputazione e farvi considerare poco professionali e inaffidabili. Alcuni modi per evitare di arrivare in ritardo alle videoconferenze sono:

• Impostazione della sveglia.
• Registrazione anticipata.
• Riprogrammate la riunione se siete l'organizzatore.
• Se per qualsiasi motivo arrivate in ritardo, scusatevi.

3. Eseguire un'esecuzione di prova

Molte cose possono andare storte durante le videoconferenze. Eseguire una prova di funzionamento è un buon modo per evitare inconvenienti durante la riunione. È sempre una buona idea assicurarsi che l'hardware e il software funzionino correttamente prima dell'inizio della riunione. Inviare messaggi di posta elettronica con la firmadella vostra e-mailaziendale contribuisce ad aumentare la credibilità e a far sì che il vostro interlocutore vi ricordi facilmente.

Tra i test che si possono eseguire vi sono:

• Controllare che la fotocamera sia all'altezza degli occhi.
• Controllare la connessione a Internet.
• Testate i diffusori.
• Controllare il microfono.

4. Assicurarsi di avere un background adeguato

Molti non si rendono conto che lo sfondo di una videoconferenza rivela molto di più della vostra personalità. Uno sfondo non curato e disordinato non trasmette una buona impressione agli altri partecipanti alla videoconferenza.

Fortunatamente, per coloro che non riescono a trovare una buona area di sfondo in casa, esistono applicazioni come Wave.video con modelli di sfondo video zoom modificabili egratuiti . Queste app possono aiutare a trasformare il vostro spazio in un bellissimo sfondo virtuale.

Altri modi per creare un buon sfondo sono:

• Scegliete lo spazio meglio organizzato.
• Illuminate il vostro sfondo.
• Utilizzare le decorazioni.

5. Vestirsi in modo adeguato

Una ricerca pubblicata sul Journal of Family and Consumer Sciences ha concluso che le persone che si vestono in modo adeguato sono percepite più positivamente di quelle che non lo fanno.

L'abbigliamento scorretto è un grosso problema per gli organizzatori di videoconferenze. Per evitare l'imbarazzo, i partecipanti devono essere consapevoli di non indossare abiti che non indosserebbero in una conferenza fisica.

Sebbene ivantaggi del lavoro da casasiano molti , il vestirsi in modo improprio durante le videoconferenze è diventato uno degli aspetti negativi.

Tra le cose da evitare ci sono:

• Indossare pantaloncini sotto il vestito.
• Indossare un abito trasparente.
• Indossare pigiami e camicie da notte.
• Applicare un trucco pesante.

6. Evitare un ambiente rumoroso

La qualità dell'audio di una videoconferenza può essere determinante o dannosa per l'intero esercizio. Per coinvolgere efficacemente i partecipanti a una videoconferenza, la qualità dell'audio deve essere nitida e chiara.

Un elemento che può influire sulla qualità dell'audio di una videoconferenza è un ambiente rumoroso. Un partecipante che partecipa a una videoconferenza da un ambiente rumoroso può creare un fastidio agli altri. Il rumore di fondo dell'ambiente circostante può causare distrazioni a voi e agli altri partecipanti.

Non tutti possono permettersi il lusso di una sala insonorizzata. Tuttavia, ci sono un paio di cose che si possono fare per migliorare la qualità dell'audio di una videoconferenza.

Di seguito sono elencati alcuni modi per ridurre il rumore di fondo durante una videoconferenza:

• Allontanarsi dalle fonti di rumore-Identificare ed evitare le fonti di rumore intorno a voi. Per chi si trova all'interno di una casa, gli apparecchi come televisori, ventilatori e condizionatori d'aria dovrebbero essere spenti.
• Usare le cuffie: l'uso delle cuffie è un modo efficace per amplificare la voce ed eliminare i rumori di fondo.
• Chiudere le finestre e le tende: chiudere le finestre e tirare le tende è un altro modo per ridurre il rumore in una stanza.
• Evitare le stanze vuote: è risaputo che in una stanza vuota i suoni fanno eco. L'eco è dovuto alle onde sonore che rimbalzano sulle superfici dure delle pareti della stanza. Per evitare un'eco di fondo:

1. Soggiornare in una camera arredata.
2. Coprite il pavimento con tappeti e moquette.
3. Appendere le tende in tessuto.
4. Installare librerie.
5. Mettete vasi di fiori e piante.

7. Evitare le distrazioni

Un aspetto negativo delle videoconferenze è che ci si può distrarre facilmente. Infatti , l'88% dei lavoratori ammette di essere regolarmente multitasking.

Evitare le fonti di distrazione è fondamentale per avere una buona esperienza di videoconferenza. Partecipare alle videoconferenze da casa, dal veicolo o da qualsiasi altro luogo può comportare molte distrazioni.

Per chi è in casa, i bambini e gli altri membri della famiglia possono essere un'enorme fonte di distrazione. Per chi partecipa alla conferenza da fuori casa, il traffico e gli altri movimenti circostanti sono fonti di distrazione.

Per evitare distrazioni:

• Non fare multitasking.
• Non rimanete in luoghi affollati.
• Evitare di sedersi davanti allo specchio.

8. Parlare in modo chiaro

Parlare chiaramente è un elemento importante delle videoconferenze. Dovete parlare in modo da permettere agli altri partecipanti di cogliere ogni parola che pronunciate.

Alcuni dei modi migliori per proiettare la voce in modo chiaro durante le videoconferenze sono i seguenti:

• Utilizzare un microfono esterno - I microfoni integrati nei nostri computer portatili non producono efficacemente suoni di qualità durante le videoconferenze. L'uso di un microfono esterno è un modo per migliorare le videochiamate.
• Rimanere vicini al microfono - Rimanere vicini al microfono aiuta a proiettare la voce in modo più chiaro e a eliminare i rumori di fondo.
• Risparmiare la larghezza di banda di Internet - Maggiore è la larghezza di banda del sistema, migliore è la qualità della connessione audio. Il modo migliore per risparmiare la larghezza di banda è chiudere i programmi che non si utilizzano sul computer.

Conclusione

Le videoconferenze sono arrivate per restare. È diventato un modo popolare per i professionisti di comunicare tra loro. L'aumento delle videoconferenze da parte di molte organizzazioni ha fatto emergere la necessità di adottare un comportamento standard da parte dei partecipanti.

Le linee guida descritte in questo articolo sono alcune delle regole fondamentali da tenere a mente durante una videoconferenza, in modo che le persone non mettano in dubbio la vostra professionalità.

Informazioni sull'autore: Andreyana Kulina è una Digital Marketing Specialist di Brosix, specializzata in Content marketing e strategie di outreach. Oltre alla passione per il marketing digitale, le piace fare escursioni e andare in mountain bike. Collegatevi con lei su LinkedIn.