A videoconferência tornou-se a norma para as reuniões profissionais em todo o mundo. De acordo com os especialistas, cerca de 90% das empresas na América do Norte irão provavelmente gastar mais em videoconferência no próximo ano.

Infelizmente, muitas pessoas cometem erros e adoptam uma conduta pouco profissional durante uma videoconferência, subestimando a importância da etiqueta da videoconferência.

Embora ter as melhores ferramentas de comunicação para a sua equipa em videoconferência seja bom, saber como se comportar durante a reunião é vital.

A necessidade de um comportamento correcto levou ao desenvolvimento de regras sobre a forma como os participantes devem agir durante as videoconferências. Muitos especialistas acreditam que não se deve sacrificar o profissionalismo devido à natureza causal de uma videoconferência.

Abaixo estão 8 regras vitais consideradas comportamento padrão de etiqueta para quem participa em videoconferências.

1. Estar preparado

Ao contrário do que muitas pessoas pensam, é necessário preparar-se para as videoconferências tal como para as reuniões de negócios físicas.

Algumas formas de planear a videoconferência incluem:

• Conhecer a agenda.

Os organizadores e os participantes de uma videoconferência não devem estar às escuras quanto ao objectivo da reunião. Uma ordem de trabalhos cria um esquema claro e ajuda os participantes a abordar os tópicos a discutir dentro do tempo previsto.

• Prepare o seu equipamento e ferramentas.

Ter o equipamento e as ferramentas correctas é a melhor forma de tirar o máximo partido das videoconferências. O equipamento e as ferramentas para a sua videoconferência incluem hardware e software.

Sem o equipamento e as ferramentas adequadas, será difícil obter, enviar ou partilhar informações durante a videoconferência.

Algumas ferramentas importantes para a videoconferência incluem:

• Acesso à Internet.
• Aplicação de software de vídeo.
• Webcam.
• Microfone.

2. Não se atrase

O tempo é um recurso escasso e a maioria das pessoas não gosta que o seu tempo seja desperdiçado. Uma das características das videoconferências é o facto de poderem participar pessoas de diferentes fusos horários. Não cumprir o horário é uma forma de diminuir o moral dos participantes na reunião.

Num estudo, 67% dos trabalhadores afirmaram que metade das reuniões a que assistem não têm valor, principalmente devido à hora tardia de início das mesmas. Por conseguinte, as videoconferências devem começar a horas, uma vez que os atrasos podem levar à perda de interesse.

Chegar atrasado às reuniões de negócios também pode prejudicar a sua reputação e fazer com que as pessoas o vejam como pouco profissional e pouco fiável. Algumas formas de evitar chegar atrasado às videoconferências incluem:

• Definir o alarme.
• Registo antecipado.
• Reagendar a reunião se for o organizador.
• Se, por qualquer razão, se atrasar, peça desculpa.

3. Fazer um teste

Muitas coisas podem correr mal durante as videoconferências. A realização de um teste é uma boa forma de evitar falhas durante a reunião. É sempre uma boa ideia certificar-se de que o seu hardware e software estão a funcionar correctamente antes do início da reunião. Enviar e-mails com a assinatura doseu e-mailcomercial ajuda a aumentar a credibilidade e faz com que o orador se lembre de si facilmente

Alguns testes que pode efectuar incluem:

• Verificar se a câmara está ao nível dos olhos.
• Verifique a sua ligação à Internet.
• Teste os altifalantes.
• Verifique o seu microfone.

4. Certifique-se de que tem um historial adequado

Muitas pessoas não se apercebem de que a área de fundo durante uma videoconferência revela muito mais sobre a sua personalidade. Um fundo desarrumado e desarrumado não transmite uma boa impressão aos outros participantes da videoconferência.

Felizmente para aqueles que não conseguem encontrar uma boa área de fundo em casa, existem agora aplicações como a Wave.video com modelos de fundo de vídeo zoom editáveis e gratuitos. Estas aplicações podem ajudar a transformar o seu espaço num belo fundo virtual.

Outras formas de criar um bom fundo são:

• Escolha o espaço mais bem organizado.
• Ilumine o seu fundo.
• Utilizar decorações.

5. Vestir-se correctamente

Um estudo publicado no Journal of Family and Consumer Sciences concluiu que as pessoas que se vestem correctamente são vistas de forma mais positiva do que as que não se vestem.

O vestuário incorrecto é um grande problema para os organizadores de videoconferências. Para evitar situações embaraçosas, os participantes devem estar conscientes de que não devem vestir roupas que não usariam numa conferência física.

Embora haja muitas vantagens em trabalhar a partir de casa, vestir-se incorrectamente durante as videoconferências tornou-se uma das suas desvantagens.

Algumas coisas que deve evitar incluem:

• Usar calções por baixo do fato.
• Calçar transparente.
• Usar pijamas e camisas de noite.
• Aplicar maquilhagem pesada.

6. Evitar um ambiente ruidoso

A qualidade do áudio de uma videoconferência pode ser um factor decisivo ou negativo para todo o exercício. Para envolver efectivamente os participantes de uma videoconferência, a qualidade do áudio deve ser nítida e clara.

Um aspecto que pode afectar a qualidade de áudio de uma videoconferência é um fundo ruidoso. Um participante que assista a uma videoconferência a partir de um ambiente ruidoso pode criar um incómodo para os outros. O ruído de fundo do ambiente envolvente pode causar distracções para si e para os outros participantes.

Nem toda a gente tem o luxo de ter uma sala à prova de som. No entanto, há algumas coisas que pode fazer para melhorar a qualidade de áudio de uma videoconferência.

Seguem-se algumas formas de reduzir o ruído de fundo durante uma videoconferência:

• Afaste-se das fontes de ruído - Identifique e evite as fontes de ruído à sua volta. Para quem está dentro de casa, aparelhos como televisões, ventoinhas e aparelhos de ar condicionado devem estar desligados.
• Utilize um auricular - A utilização de um auricular é uma forma eficaz de amplificar a sua voz e de eliminar o ruído de fundo.
• Feche os estores e as janelas - Fechar as janelas e fechar as cortinas e os estores é outra forma de reduzir o som numa divisão.
• Evitar salas vazias - É do conhecimento geral que os sons ecoam numa sala vazia. Os ecos devem-se ao facto de as ondas sonoras se repercutirem nas superfícies duras das paredes da sala. Para evitar um fundo com eco:

1. Ficar num quarto mobilado.
2. Cobrir o chão com tapetes e alcatifas.
3. Pendurar estores de tecido.
4. Instalar estantes de livros.
5. Colocar vasos de flores e plantas.

7. Evitar distracções

Uma das desvantagens das videoconferências é o facto de se poder distrair facilmente. De facto, 88% dos trabalhadores admitem fazer regularmente várias tarefas ao mesmo tempo.

Evitar fontes de distracção é fundamental para ter uma boa experiência de videoconferência. Assistir a videoconferências a partir de casa, do veículo ou de qualquer outro local pode implicar muitas distracções.

Para quem está em casa, as crianças e outros membros da família podem ser uma grande fonte de distracção. Para os que assistem à conferência fora de casa, o trânsito e outros movimentos circundantes são fontes de distracção.

Para evitar distracções:

• Não faça várias tarefas ao mesmo tempo.
• Não fique num local com muita gente.
• Evite sentar-se em frente a um espelho.

8. Falar claramente

Falar claramente é um elemento importante das videoconferências. Deve falar de forma a permitir que os outros participantes percebam cada palavra que pronuncia.

Algumas das melhores formas de projectar claramente a sua voz durante a videoconferência incluem:

• Utilizar um microfone externo - Os microfones incorporados nos nossos computadores portáteis não produzem eficazmente sons de qualidade durante as videoconferências. A utilização de um microfone externo é uma forma de melhorar as chamadas de vídeo.
• Fique perto do microfone - Ficar perto do microfone ajudará a projectar a sua voz mais claramente e a eliminar os ruídos de fundo.
• Conserve a largura de banda daInternet - Quanto maior for a largura de banda do seu sistema, melhor será a qualidade da sua ligação áudio. A melhor forma de conservar a sua largura de banda é fechar os programas que não está a utilizar no seu computador.

Conclusão

A videoconferência veio para ficar. Tornou-se uma forma popular de os profissionais comunicarem entre si. O aumento da utilização de videoconferência por muitas organizações trouxe à tona a necessidade de adoptar um conjunto de comportamentos padrão por parte dos participantes.

As directrizes descritas neste artigo são algumas das regras vitais a ter em conta durante uma videoconferência para que as pessoas não questionem o seu profissionalismo.

Sobre oautor: Andreyana Kulina é especialista em marketing digital na Brosix, especializada em marketing de conteúdo e estratégias de divulgação. Para além da sua paixão pelo marketing digital, gosta de fazer caminhadas e ciclismo de montanha. Conecte-se com ela no LinkedIn.