Відеоконференції стали нормою для професійних зустрічей у всьому світі. За оцінками експертів, близько 90% компаній у Північній Америці, ймовірно, витрачатимуть більше коштів на відеоконференції в наступному році.

На жаль, багато людей припускаються помилок і непрофесійно поводяться під час відеоконференцій, недооцінюючи важливість етикету відеоконференцій.

Хоча мати найкращі інструменти для спілкування вашої команди під час відеоконференцій - це добре, знати, як поводитися під час зустрічі, життєво важливо.

Потреба в правильній поведінці призвела до розробки правил, як учасники повинні діяти під час відеоконференцій. Багато експертів вважають, що ми не повинні жертвувати професіоналізмом через причинно-наслідковий характер відеоконференції.

Нижче наведено 8 життєво важливих правил, які вважаються стандартною етикетною поведінкою для тих, хто бере участь у відеоконференціях.

1. Будьте готові

На відміну від того, що багато хто думає, до відеоконференцій потрібно готуватися так само, як і до фізичних ділових зустрічей.

Деякі способи планування відеоконференцій включають в себе наступні:

• Знати порядок денний.

Організатори та учасники відеоконференції не повинні бути в невіданні щодо мети зустрічі. Порядок денний створить чіткий план і допоможе учасникам охопити теми для обговорення в межах відведеного часу.

• Підготуйте обладнання та інструменти.

Правильне обладнання та інструменти - найкращий спосіб отримати максимальну користь від відеоконференцій. Обладнання та інструменти для відеоконференцій включають як апаратне, так і програмне забезпечення.

Без належного обладнання та інструментів буде важко отримати, надіслати або обмінятися інформацією під час відеоконференції.

Деякі важливі інструменти для відеоконференцій включають в себе:

• Доступ до інтернету.
• Відеопрограма.
• Веб-камера.
• Мікрофон.

2. Не запізнюйтесь

Час - це дефіцитний ресурс, і більшість людей не люблять, коли їхній час витрачається даремно. Однією з особливостей відеоконференцій є те, що в них можуть брати участь люди з різних часових поясів. Недотримання часу - це один із способів знизити моральний дух учасників зустрічі.

В одному дослідженні 67% працівників сказали, що половина нарад, які вони відвідують, не приносять користі, головним чином, через пізній початок цих зустрічей. Тому відеоконференції повинні починатися вчасно, оскільки запізнення можуть призвести до втрати інтересу.

Запізнення на ділову зустріч також може зашкодити вашій репутації та змусити людей вважати вас непрофесійним і ненадійним. Ось кілька способів уникнути запізнень на відеоконференції:

• Вмикаю будильник.
• Реєстрація заздалегідь.
• Перенесіть зустріч, якщо ви є організатором.
• Якщо з якихось причин ви запізнилися, вибачтеся.

3. Проведіть тестовий запуск

Під час відеоконференцій багато чого може піти не так. Проведення тестового запуску - це хороший спосіб запобігти збоям під час наради. Завжди корисно переконатися, що ваше обладнання та програмне забезпечення функціонує належним чином до початку наради. Розсилка листів з підписомвашої робочої електронної пошти допомагає підвищити довіру до вас і дозволяє спікеру легко вас згадати

Деякі тестові запуски, які ви можете виконати, включають

• Переконайтеся, що камера знаходиться на рівні очей.
• Перевірте своє інтернет-з'єднання.
• Перевірте свої динаміки.
• Перевір свій мікрофон.

4. Переконайтеся, що у вас є відповідний досвід

Багато людей не усвідомлюють, що фонова область під час відеоконференції розкриває набагато більше про вашу особистість. Недоглянутий і захаращений фон не справляє хорошого враження на інших учасників відеоконференції.

На щастя для тих, хто не може знайти гарну фонову область у своєму будинку, тепер є такі програми, як Wave.video з безкоштовними редагованими шаблонами фонового відео з масштабуванням. Ці програми допоможуть перетворити ваш простір на красивий віртуальний фон.

Є й інші способи створити гарний фон:

• Обирайте найкраще організований простір.
• Освітліть фон.
• Використовуйте прикраси.

5. Одягайтеся належним чином

Дослідження, опубліковане в Journal of Family and Consumer Sciences, показало, що люди, які правильно одягаються, сприймаються більш позитивно, ніж ті, хто не одягається належним чином.

Невідповідний одяг є великою проблемою для організаторів відеоконференцій. Щоб уникнути незручності, учасники повинні усвідомлено не вдягати одяг, який вони не вдягли б на фізичну конференцію.

Хоча робота з домумає багато переваг, неправильний одяг під час відеоконференцій став одним з її недоліків.

Деякі речі, яких слід уникати, включають в себе:

• В шортах під костюмом.
• Одягаю прозоре.
• У піжамах і нічних сорочках.
• Нанесення важкого макіяжу.

6. Уникайте галасливого середовища

Якість аудіо під час відеоконференції може як створити, так і зіпсувати весь захід. Щоб ефективно залучити учасників відеоконференції, якість звуку має бути чіткою і ясною.

Одна з причин, яка може вплинути на якість звуку під час відеоконференції, - це галасливий фон. Учасник, який бере участь у відеоконференції з галасливого середовища, може створювати перешкоди для інших. Фоновий шум з вашого оточення може відволікати вас та інших учасників.

Не всі можуть дозволити собі розкіш звуконепроникної кімнати. Однак є кілька речей, які ви можете зробити, щоб покращити якість звуку під час відеоконференції.

Нижче наведено кілька способів зменшити фоновий шум під час відеоконференції:

• Тримайтеся подалі від джерел шуму - Визначте та уникайте джерел шуму навколо себе. Якщо ви перебуваєте в будинку, вимкніть такі прилади, як телевізори, вентилятори та кондиціонери.
• Використовуйте гарнітуру - використання гарнітури є ефективним способом посилення вашого голосу та відключення фонового шуму.
• Закрийте жалюзі та вікна - Закрийте вікна та опустите штори і жалюзі - це ще один спосіб зменшити рівень шуму в приміщенні.
• Уникайте порожніх кімнат - елементарно відомо, що в порожній кімнаті звуки відлунюються. Відлуння виникає через те, що звукові хвилі відбиваються від твердих поверхонь стін кімнати. Щоб уникнути відлуння:

1. Проживайте в мебльованій кімнаті.
2. Застеліть підлогу килимами та килимовими доріжками.
3. Повісьте тканинні жалюзі.
4. Встановіть книжкові полиці.
5. Поставте горщики з квітами та рослинами.

7. Уникайте відволікань

Одним з недоліків відеоконференцій є те, що під час них можна легко відволіктися. Насправді , 88% працівників зізнаються, що регулярно працюють в режимі багатозадачності.

Уникайте джерел відволікання - це ключ до успішного проведення відеоконференцій. Участь у відеоконференціях з дому, автомобіля чи будь-якого іншого місця може супроводжуватися великою кількістю відволікаючих чинників.

Для тих, хто перебуває вдома, діти та інші члени сім'ї можуть бути величезним джерелом відволікання. Для інших, хто відвідує конференцію поза домом, джерелом відволікання є рух транспорту та інші рухи навколо.

Щоб не відволікатися:

• Не робіть багатозадачність.
• Не залишайтеся в людних місцях.
• Уникайте сидіти перед дзеркалом.

8. Говоріть чітко

Чітке мовлення - важливий елемент відеоконференцій. Ви повинні говорити так, щоб інші учасники могли зрозуміти кожне ваше слово.

Деякі з найкращих способів чітко передавати голос під час відеоконференцій включають в себе наступні:

• Використовуйте зовнішній мікрофон - Вбудовані мікрофони на наших ноутбуках не забезпечують якісного звуку під час відеоконференцій. Використання зовнішнього мікрофона - один із способів покращити якість відеодзвінків.
• Тримайтеся ближче до мікрофона - Перебування близько до мікрофона допоможе проектувати ваш голос більш чітко і усунути фонові шуми.
• Економте пропускну здатність інтернету - чим більшу пропускну здатність має ваша система, тим краща якість аудіоз'єднання. Найкращий спосіб заощадити пропускну здатність - закрити програми, які ви не використовуєте на своєму комп'ютері.

Висновок

Відеоконференції залишилися в минулому. Вони стали популярним способом спілкування професіоналів між собою. Зростання використання відеоконференцій багатьма організаціями висунуло на перший план необхідність прийняття учасниками стандартного набору поведінки.

Рекомендації, викладені в цій статті, є одними з найважливіших правил, про які слід пам'ятати під час відеоконференції, щоб люди не ставили під сумнів ваш професіоналізм.

Проавторку: Андріана Куліна - спеціаліст з цифрового маркетингу в компанії Brosix, що спеціалізується на контент-маркетингу та стратегіях охоплення. Окрім пристрасті до цифрового маркетингу, вона любить піші прогулянки та гірський велосипед. Зв'яжіться з нею на LinkedIn.