Видеоконференции стали нормой для профессиональных встреч во всем мире. По мнению экспертов, около 90 % предприятий в Северной Америке, скорее всего, будут тратить больше средств на видеоконференции в ближайший год.

К сожалению, многие люди совершают ошибки и ведут себя непрофессионально во время видеоконференции, недооценивая важность этикета видеоконференций.

В то время как наличие лучших средств связи для вашей команды в видеоконференциях - это хорошо, знание того, как вести себя во время встречи, жизненно необходимо.

Необходимость правильного поведения привела к разработке правил поведения участников во время видеоконференций. Многие эксперты считают, что не стоит жертвовать профессионализмом из-за казуального характера видеоконференции.

Ниже приведены 8 жизненно важных правил, которые считаются стандартным этикетом поведения для участников видеоконференций.

1. Будьте готовы

В отличие от того, что многие думают, к видеоконференциям, как и к деловым встречам, нужно готовиться .

Некоторые способы планирования видеоконференций включают в себя:

• Знайте повестку дня.

Организаторы и участники видеоконференции не должны оставаться в неведении относительно цели встречи. Повестка дня создаст четкий контур и поможет участникам охватить темы для обсуждения в отведенное время.

• Подготовьте оборудование и инструменты.

Правильно подобранное оборудование и инструменты - лучший способ получить максимальную пользу от видеоконференций. Оборудование и инструменты для видеоконференций включают в себя как аппаратное, так и программное обеспечение.

Без подходящего оборудования и инструментов будет сложно получить, отправить или поделиться информацией во время видеоконференции.

К числу важных инструментов для проведения видеоконференций относятся:

• Доступ в Интернет.
• Программное приложение для работы с видео.
• Веб-камера.
• Микрофон.

2. Не опаздывайте

Время - дефицитный ресурс, и большинство людей не любят, когда их время тратится впустую. Одна из особенностей видеоконференций заключается в том, что в них могут принимать участие люди из разных часовых поясов. Несоблюдение времени - один из способов подпортить моральный дух участников встречи.

В одном из исследований 67 % сотрудников заявили, что половина совещаний, на которых они присутствуют, не приносит пользы, в основном из-за позднего времени их начала. Поэтому видеоконференции должны начинаться вовремя, поскольку задержки могут привести к потере интереса.

Опоздания на деловые встречи могут нанести ущерб вашей репутации и заставить людей воспринимать вас как непрофессионального и ненадежного человека. Несколько способов избежать опозданий на видеоконференции включают в себя:

• Установите будильник.
• Записывайтесь пораньше.
• Перенесите встречу, если вы являетесь ее организатором.
• Если по какой-то причине вы опоздали, извинитесь.

3. Выполните тестовый запуск

Во время видеоконференций многое может пойти не так. Проведение тестовых испытаний - хороший способ предотвратить сбои во время встречи. Всегда полезно убедиться, что оборудование и программное обеспечение работают должным образом, до начала встречи. Рассылка писем с подписьювашей деловой электронной почты способствует повышению доверия и позволяет собеседнику легко вспомнить вас.

Некоторые тестовые испытания, которые вы можете провести, включают в себя:

• Убедитесь, что ваша камера находится на уровне глаз.
• Проверьте подключение к Интернету.
• Проверьте свои колонки.
• Проверьте свой микрофон.

4. Убедитесь, что у вас есть соответствующая биография

Многие люди не понимают, что фон во время видеоконференции гораздо больше говорит о вашей личности. Неопрятный и захламленный фон не производит хорошего впечатления на других участников видеоконференции.

К счастью, для тех, кто не может найти подходящий фон в своем доме, существуют такие приложения, как Wave.video, с бесплатными редактируемыми шаблонами фонов для масштабирования видео. Эти приложения помогут превратить ваше пространство в красивый виртуальный фон.

Другие способы создания хорошего фона - это:

• Выбирайте наиболее организованное пространство.
• Осветите фон.
• Используйте украшения.

5. Одевайтесь правильно

Исследование, опубликованное в Journal of Family and Consumer Sciences, показало, что люди, которые одеваются должным образом, воспринимаются более позитивно, чем те, кто этого не делает.

Неправильное одевание - большая проблема для организаторов видеоконференций. Чтобы избежать неловкости, участники должны следить за тем, чтобы не надевать одежду, которую они не надели бы на физическую конференцию.

Несмотря на множество преимуществ работы на дому, неправильная одежда во время видеоконференций стала одним из ее минусов.

Некоторые вещи, которых следует избегать, включают в себя:

• Носите шорты под костюмом.
• Наденьте прозрачную одежду.
• Носите пижамы и ночные рубашки.
• Нанесение тяжелого макияжа.

6. Избегайте шумной обстановки

Качество звука в видеоконференции может как улучшить, так и испортить все мероприятие. Чтобы эффективно вовлечь участников видеоконференции, качество звука должно быть четким и ясным.

Один из факторов, который может повлиять на качество звука в видеоконференции, - это шумный фон. Участник видеоконференции, находящийся в шумной обстановке, может создавать помехи для других. Фоновый шум из окружающей среды может отвлекать вас и других участников.

Не каждый может похвастаться звуконепроницаемой комнатой. Однако есть несколько вещей, которые можно сделать для улучшения качества звука во время видеоконференции.

Ниже перечислены способы снижения фонового шума во время видеоконференции:

• Держитесь подальше от источников шумаОпределите источники шума вокруг вас и избегайте их. Для тех, кто находится в доме, такие приборы, как телевизоры, вентиляторы и кондиционеры, должны быть выключены.
• Используйте гарнитуру - гарнитура является эффективным способом усилить голос и отгородиться от посторонних шумов.
• Закройте окна, задерните шторы и жалюзи - это еще один способ снизить уровень шума в помещении.
• Избегайте пустых комнат - элементарно известно, что в пустой комнате звуки отражаются эхом. Эхо возникает из-за того, что звуковые волны отражаются от твердых поверхностей стен комнаты. Чтобы избежать эха в помещении:

1. Остановитесь в меблированной комнате.
2. Укройте пол коврами и ковровыми покрытиями.
3. Повесьте тканевые жалюзи.
4. Установите книжные полки.
5. Поставьте цветочные горшки и растения.

7. Избегайте отвлекающих факторов

Один из недостатков видеоконференций заключается в том, что человек может легко отвлечься. На самом деле 88 % работников признаются, что регулярно работают в режиме многозадачности.

Избегание источников отвлечения внимания - залог хорошего качества видеоконференции. Участие в видеоконференциях из дома, автомобиля или любого другого места может сопровождаться множеством отвлекающих факторов.

Для тех, кто находится в доме, дети и другие члены семьи могут стать огромным источником отвлечения внимания. Для тех, кто посещает конференцию не из дома, источником отвлечения служат транспортные потоки и прочее движение вокруг.

Чтобы не отвлекаться:

• Не используйте многозадачность.
• Не оставайтесь в людных местах.
• Избегайте сидеть перед зеркалом.

8. Говорите четко

Четкая речь - важный элемент видеоконференций. Вы должны говорить так, чтобы другие участники могли уловить каждое произнесенное вами слово.

К числу лучших способов четко проецировать свой голос во время видеоконференций относятся:

• Используйте внешний микрофон - Встроенные микрофоны наших ноутбуков не обеспечивают качественного звука во время видеоконференций. Использование внешнего микрофона - один из способов улучшить качество видеозвонков.
• Держитесь ближе к микрофону - Держитесь ближе к микрофону, это поможет проецировать ваш голос более четко и устранить фоновые шумы.
• Экономьте пропускную способность Интернета - чем больше пропускная способность вашей системы, тем выше качество аудиосоединения. Лучший способ сэкономить полосу пропускания - закрыть программы, которые вы не используете на своем компьютере.

Заключение

Видеоконференции не стоят на месте. Она стала популярным способом общения профессионалов между собой. Расширение использования видеоконференций многими организациями выдвинуло на первый план необходимость принятия стандартных правил поведения участников.

Описанные в этой статье правила являются одними из важнейших, о которых следует помнить во время видеоконференции, чтобы люди не сомневались в вашем профессионализме.

Обавторе: Андреяна Кулина - специалист по цифровому маркетингу в компании Brosix, специализируется на контент-маркетинге и стратегиях привлечения клиентов. Помимо увлечения цифровым маркетингом, она любит пешие прогулки и горный велосипед. Свяжитесь с ней на LinkedIn.