Видеоконференции стали нормой для профессиональных встреч во всем мире. По мнению экспертов, около 90% предприятий в Северной Америке, скорее всего, будут тратить больше средств на видеоконференции в ближайший год.

К сожалению, многие люди совершают ошибки и ведут себя непрофессионально во время видеоконференции, недооценивая важность этикета видеоконференций.

Хотя наличие лучших средств связи для вашей команды в видеоконференциях - это хорошо, знать, как вести себя во время встречи, жизненно важно.

Потребность в надлежащем поведении привела к разработке правил поведения участников во время видеоконференций. Многие эксперты считают, что мы не должны жертвовать профессионализмом из-за казуального характера видеоконференции.

Ниже приведены 8 жизненно важных правил, считающихся стандартным этикетом поведения для тех, кто участвует в видеоконференциях.

1. Будьте готовы

В отличие от того, что думают многие, к видеоконференциям необходимо готовиться так же, как и к физическим деловым встречам.

Некоторые способы планирования видеоконференций включают:

• Знайте повестку дня.

Организаторы и участники видеоконференции не должны находиться в неведении относительно цели встречи. Повестка дня создаст четкий план и поможет участникам охватить темы для обсуждения в отведенное время.

• Подготовьте оборудование и инструменты.

Правильно подобранное оборудование и инструменты - лучший способ получить максимальную пользу от видеоконференций. Оборудование и инструменты для проведения видеоконференций включают в себя как аппаратное, так и программное обеспечение.

Без соответствующего оборудования и инструментов будет сложно получить, отправить или поделиться информацией во время видеоконференции.

Некоторые важные инструменты для проведения видеоконференций включают:

• Доступ в Интернет.
• Программное приложение для работы с видео.
• Веб-камера.
• Микрофон.

2. Не опаздывайте

Время - дефицитный ресурс, и большинство людей не любят, когда их время тратится впустую. Одна из особенностей видеоконференций заключается в том, что в них могут принимать участие люди из разных часовых поясов. Несоблюдение времени - один из способов снизить моральный дух участников совещания.

В одном из исследований 67% сотрудников заявили, что половина совещаний, на которых они присутствуют, не приносит никакой пользы, в основном из-за позднего времени начала этих совещаний. Поэтому видеоконференции должны начинаться вовремя, так как задержки могут привести к потере интереса.

Опоздание на деловые встречи также может повредить вашей репутации и заставить людей считать вас непрофессиональным и ненадежным. Несколько способов избежать опозданий на видеоконференции включают:

• Установите будильник.
• Записываться рано.
• Перенесите встречу, если вы являетесь ее организатором.
• Если по какой-то причине вы опоздали, извинитесь.

3. Выполните тестовый запуск

Во время видеоконференций многое может пойти не так. Проведение пробного запуска - хороший способ предотвратить сбои во время встречи. Всегда полезно убедиться, что оборудование и программное обеспечение функционируют должным образом до начала встречи. Рассылкаписем с подписьювашей деловой электронной почты способствует повышению доверия и позволяет собеседнику легко вспомнить вас.

Некоторые тестовые испытания, которые вы можете провести, включают:

• Убедитесь, что ваша камера находится на уровне глаз.
• Проверьте подключение к Интернету.
• Протестируйте свои колонки.
• Проверьте свой микрофон.

4. Убедитесь, что у вас есть надлежащая биография

Многие люди не осознают, что фоновая зона во время видеоконференции раскрывает гораздо больше о вашей личности. Неопрятный и захламленный фон не производит хорошего впечатления на других участников видеоконференции.

К счастью, для тех, кто не может найти подходящую фоновую зону в своем доме, теперь существуют такие приложения, как Wave.video, с бесплатными редактируемыми шаблонами фонов для масштабирования видео. Эти приложения помогут превратить ваше пространство в красивый виртуальный фон.

Другими способами создания хорошего фона являются:

• Выбирайте наиболее организованное пространство.
• Осветите свой фон.
• Используйте украшения.

5. Правильно одеваться

Исследование, опубликованное в Journal of Family and Consumer Sciences, пришло к выводу, что люди, которые одеваются должным образом, воспринимаются более позитивно, чем те, кто этого не делает.

Неправильное одевание - большая проблема для организаторов видеоконференций. Чтобы избежать неловкости, участники должны следить за тем, чтобы не надевать одежду, которую они не надели бы на физическую конференцию.

Хотя уработы на дому естьмного преимуществ, неправильная одежда во время видеоконференций стала одним из ее недостатков.

Некоторые вещи, которых следует избегать, включают:

• Носить шорты под костюмом.
• Надеть прозрачный.
• Ношение пижам и ночных рубашек.
• Нанесение тяжелого макияжа.

6. Избегайте шумной обстановки

Качество звука в видеоконференции может либо повлиять, либо испортить все мероприятие. Для эффективного вовлечения участников видеоконференции качество звука должно быть четким и ясным.

На качество звука видеоконференции может повлиять шумный фон. Участник, участвующий в видеоконференции в шумной обстановке, может создавать помехи для других. Фоновый шум из вашего окружения может отвлекать вас и других участников.

Не каждый может похвастаться звуконепроницаемой комнатой. Однако есть несколько вещей, которые можно сделать для улучшения качества звука во время видеоконференции.

Ниже перечислены способы снижения фонового шума во время видеоконференции:

• Держитесь подальше от источников шума - определите и избегайте источников шума вокруг вас. Для тех, кто находится в доме, такие приборы, как телевизоры, вентиляторы и кондиционеры, должны быть выключены.
• Используйте гарнитуру - использование гарнитуры является эффективным способом усилить голос и отгородиться от посторонних шумов.
• Закрывайте окна и задергивайте шторы и жалюзи - это еще один способ снизить уровень шума в помещении.
• Избегайте пустых комнат - элементарно известно, что в пустой комнате звуки отдаются эхом. Эхо возникает из-за того, что звуковые волны отражаются от твердых поверхностей стен комнаты. Чтобы избежать эха в помещении:

1. Остановитесь в меблированной комнате.
2. Укройте пол коврами и ковровыми покрытиями.
3. Повесьте тканевые жалюзи.
4. Установите книжные полки.
5. Поставьте цветочные горшки и растения.

7. Избегайте отвлекающих факторов

Одним из недостатков видеоконференций является то, что человек может легко отвлечься. На самом деле, 88% работников признаются, что регулярно работают в режиме многозадачности.

Избегание источников отвлечения внимания - залог хорошего опыта проведения видеоконференций. Участие в видеоконференциях из дома, автомобиля или любого другого места может сопровождаться множеством отвлекающих факторов.

Для тех, кто находится в доме, дети и другие члены семьи могут быть огромным источником отвлечения внимания. Для тех, кто посещает конференцию не из дома, источником отвлечения является дорожное движение и другие окружающие движения.

Чтобы не отвлекаться:

• Не будьте многозадачным.
• Не оставайтесь в людных местах.
• Избегайте сидеть перед зеркалом.

8. Говорите четко

Четкая речь - важный элемент видеоконференций. Вы должны говорить так, чтобы другие участники могли уловить каждое произнесенное вами слово.

.

Некоторые из лучших способов четко проецировать свой голос во время видеоконференций включают:

• Используйте внешний микрофон - Встроенные микрофоны наших ноутбуков не могут эффективно воспроизводить качественные звуки во время видеоконференций. Использование внешнего микрофона - один из способов улучшить качество видеозвонков.
• Держитесь ближе к микрофону - Нахождение рядом с микрофоном поможет более четко проецировать ваш голос и устранить фоновые шумы.
• Экономьте пропускную способность Интернета - Чем больше пропускная способность вашей системы, тем выше качество аудиосоединения. Лучшим способом экономии пропускной способности является закрытие программ, которые вы не используете на своем компьютере.

Заключение

Видеоконференции не стоят на месте. Она стала популярным способом общения профессионалов между собой. Расширение использования видеоконференций многими организациями выдвинуло на первый план необходимость принятия стандартных правил поведения участников.

Рекомендации, изложенные в этой статье, являются одними из важнейших правил, которые необходимо помнить во время видеоконференции, чтобы люди не сомневались в вашем профессионализме.

Обавторе: Андреяна Кулина - специалист по цифровому маркетингу в Brosix, специализируется на контент-маркетинге и аутрич-стратегиях. Помимо увлечения цифровым маркетингом, она любит пешие прогулки и горный велосипед. Связаться с ней можно на LinkedIn.