Videokonferenzen sind weltweit zur Norm für berufliche Zusammenkünfte geworden. Experten zufolge werden etwa 90 % der Unternehmen in Nordamerika im kommenden Jahr wahrscheinlich mehr für Videokonferenzen ausgeben.

Leider begehen viele Menschen während einer Videokonferenz Fehler und verhalten sich unprofessionell und unterschätzen die Bedeutung der Videokonferenz-Etikette.

Es ist zwar gut, über die besten Kommunikationsmittel für Ihr Team bei Videokonferenzen zu verfügen, aber es ist auch wichtig zu wissen, wie man sich während der Sitzung verhält.

Die Notwendigkeit eines angemessenen Verhaltens hat zur Entwicklung von Regeln geführt, wie sich die Teilnehmer bei Videokonferenzen verhalten sollten. Viele Experten sind der Meinung, dass wir wegen des kausalen Charakters einer Videokonferenz nicht auf Professionalität verzichten sollten.

Im Folgenden finden Sie 8 wichtige Regeln, die als Standard-Etikette für die Teilnahme an Videokonferenzen gelten.

1. Vorbereitet sein

Im Gegensatz zu dem, was viele Leute denken, müssen Videokonferenzen genauso wie physische Geschäftstreffen vorbereitet werden .

Einige Möglichkeiten zur Planung von Videokonferenzen sind:

• Kennen Sie die Tagesordnung.

Die Organisatoren und Teilnehmer einer Videokonferenz sollten nicht im Unklaren über den Zweck des Treffens sein. Eine Tagesordnung gibt einen klaren Rahmen vor und hilft den Teilnehmern, die zu besprechenden Themen in der vorgesehenen Zeit zu behandeln.

• Bereiten Sie Ihre Ausrüstung und Werkzeuge vor.

Die richtige Ausrüstung und die richtigen Hilfsmittel sind der beste Weg, um den größten Nutzen aus Videokonferenzen zu ziehen. Zu den Geräten und Hilfsmitteln für Ihre Videokonferenz gehören sowohl Hardware als auch Software.

Ohne die richtige Ausrüstung und die richtigen Werkzeuge wird es schwierig sein, während der Videokonferenz Informationen zu erhalten, zu senden oder auszutauschen.

Einige wichtige Werkzeuge für Videokonferenzen sind:

• Internetzugang.
• Video-Software-App.
• Webcam.
• Mikrofon.

2. Nicht zu spät kommen

Zeit ist eine knappe Ressource, und die meisten Menschen mögen es nicht, wenn ihre Zeit verschwendet wird. Eine Besonderheit von Videokonferenzen ist, dass Personen aus verschiedenen Zeitzonen teilnehmen können. Die Nichteinhaltung der Zeit ist eine Möglichkeit, die Moral der Sitzungsteilnehmer zu dämpfen.

In einer Studie gaben 67 % der Arbeitnehmer an, dass die Hälfte der Sitzungen, an denen sie teilnehmen, wertlos sind, hauptsächlich wegen der späten Anfangszeiten dieser Sitzungen. Videokonferenzen sollten daher pünktlich beginnen, da Verzögerungen zu Interessensverlusten führen können.

Zu spätes Erscheinen zu Geschäftstreffen kann auch Ihrem Ruf schaden und Sie als unprofessionell und unzuverlässig erscheinen lassen. Es gibt einige Möglichkeiten, um Verspätungen bei Videokonferenzen zu vermeiden:

• Stellen Sie Ihren Wecker.
• Frühzeitige Einschreibung.
• Verschieben Sie das Treffen, wenn Sie der Organisator sind.
• Wenn Sie sich aus irgendeinem Grund verspäten, entschuldigen Sie sich.

3. Machen Sie einen Testlauf

Bei Videokonferenzen können viele Dinge schief gehen. Die Durchführung eines Testlaufs ist eine gute Möglichkeit, Störungen während der Konferenz zu vermeiden. Es ist immer eine gute Idee, sich vor Beginn der Konferenz zu vergewissern, dass Ihre Hardware und Software ordnungsgemäß funktionieren. Das Versenden von Mails mit Ihrer geschäftlichen E-Mail-Signatur erhöht die Glaubwürdigkeit und sorgt dafür, dass sich Ihr Gesprächspartner leicht an Sie erinnert.

Einige Testläufe, die Sie durchführen können, sind:

• Prüfen Sie, ob sich Ihre Kamera auf Augenhöhe befindet.
• Überprüfen Sie Ihre Internetverbindung.
• Testen Sie Ihre Lautsprecher.
• Überprüfen Sie Ihr Mikrofon.

4. Stellen Sie sicher, dass Sie einen angemessenen Hintergrund haben

Vielen Menschen ist nicht bewusst, dass der Hintergrundbereich während einer Videokonferenz viel mehr über Ihre Persönlichkeit verrät. Ein ungepflegter und unübersichtlicher Hintergrund macht auf andere Videokonferenzteilnehmer keinen guten Eindruck.

Zum Glück für diejenigen, die in ihrem Haus keinen geeigneten Hintergrundbereich finden, gibt es jetzt Apps wie Wave.video mit kostenlos bearbeitbaren Videozoom-Hintergrundvorlagen. Diese Apps können dabei helfen, Ihren Raum in einen schönen virtuellen Hintergrund zu verwandeln.

Andere Möglichkeiten, einen guten Hintergrund zu schaffen, sind:

• Wählen Sie den am besten organisierten Raum.
• Beleuchten Sie Ihren Hintergrund.
• Verwenden Sie Dekorationen.

5. Angemessene Kleidung

Eine im Journal of Family and Consumer Sciences veröffentlichte Studie kam zu dem Schluss, dass Menschen, die sich angemessen kleiden, positiver wahrgenommen werden als solche, die dies nicht tun.

Unangemessene Kleidung ist ein großes Problem für die Organisatoren von Videokonferenzen. Um Peinlichkeiten zu vermeiden, müssen die Teilnehmer darauf achten, keine Kleidung zu tragen, die sie bei einer physischen Konferenz nicht anziehen würden.

Obwohl es viele Vorteile hat, von zu Hause aus zu arbeiten, ist die unangemessene Kleidung bei Videokonferenzen zu einem der Nachteile geworden.

Einige Dinge, die Sie vermeiden sollten, sind:

• Shorts unter dem Anzug zu tragen.
• Durchsichtige Kleidung anziehen.
• Tragen von Schlafanzügen und Nachthemden.
• Auftragen von starkem Make-up.

6. Vermeiden Sie eine laute Umgebung

Die Audioqualität einer Videokonferenz kann über den Erfolg oder Misserfolg der gesamten Veranstaltung entscheiden. Um die Teilnehmer einer Videokonferenz effektiv einzubinden, muss die Audioqualität klar und deutlich sein.

Eine Sache, die die Audioqualität einer Videokonferenz beeinträchtigen kann, ist ein lauter Hintergrund. Ein Teilnehmer, der in einer lauten Umgebung an einer Videokonferenz teilnimmt, kann für andere störend sein. Hintergrundgeräusche aus Ihrer Umgebung können Sie und andere Teilnehmer ablenken.

Nicht jeder hat den Luxus eines schalldichten Raums. Es gibt jedoch einige Dinge, die Sie tun können, um die Audioqualität einer Videokonferenz zu verbessern.

Nachfolgend finden Sie einige Möglichkeiten zur Reduzierung von Hintergrundgeräuschen während einer Videokonferenz:

• Halten Sie sich von Lärmquellen fern-Identifizieren Sie Lärmquellen in Ihrer Umgebung und vermeiden Sie sie. In einem Haus sollten Geräte wie Fernseher, Ventilatoren und Klimaanlagen ausgeschaltet sein.
• Verwenden Sie ein Headset - Mit einem Headset können Sie Ihre Stimme effektiv verstärken und Hintergrundgeräusche ausblenden.
• Ziehen Sie Ihre Jalousien und Fenster zu - Das Schließen Ihrer Fenster und das Zuziehen Ihrer Vorhänge und Jalousien ist eine weitere Möglichkeit, den Schall in einem Raum zu reduzieren.
• Vermeiden Sie leere Räume - Es ist allgemein bekannt, dass Töne in einem leeren Raum widerhallen. Das Echo entsteht durch die Schallwellen, die von den harten Wandflächen des Raumes abprallen. So vermeiden Sie einen echohaltigen Hintergrund:

1. Sie wohnen in einem möblierten Zimmer.
2. Bedecken Sie den Boden mit Teppichen und Läufern.
3. Stoffjalousien aufhängen.
4. Installieren Sie Bücherregale.
5. Setzen Sie Blumentöpfe und Pflanzen ein.

7. Vermeiden Sie Ablenkungen

Ein Nachteil von Videokonferenzen ist, dass man leicht abgelenkt werden kann. Tatsächlich geben 88 % der Arbeitnehmer zu, dass sie regelmäßig Multitasking betreiben.

Der Schlüssel zu einer guten Videokonferenz ist das Vermeiden von Ablenkungsquellen. Die Teilnahme an Videokonferenzen von zu Hause, aus dem Auto oder von einem anderen Ort aus kann eine Menge Ablenkungen mit sich bringen.

Für diejenigen, die im Haus sind, können Kinder und andere Familienmitglieder eine große Quelle der Ablenkung sein. Für andere, die die Konferenz von außerhalb ihres Hauses besuchen, sind der Verkehr und andere Bewegungen in der Umgebung eine Quelle der Ablenkung.

Um Ablenkungen zu vermeiden:

• Machen Sie kein Multitasking.
• Bleiben Sie nicht an einem überfüllten Ort.
• Vermeiden Sie es, sich vor einen Spiegel zu setzen.

8. Sprechen Sie klar und deutlich

Deutliches Sprechen ist ein wichtiges Element von Videokonferenzen. Sie sollten so sprechen, dass die anderen Teilnehmer jedes Wort, das Sie sagen, verstehen können.

Einige der besten Möglichkeiten, Ihre Stimme bei Videokonferenzen deutlich zu projizieren, sind:

• Verwenden Sie ein externes Mikrofon - Die in unseren Laptops eingebauten Mikrofone liefern bei Videokonferenzen keine gute Tonqualität. Die Verwendung eines externen Mikrofons ist eine Möglichkeit, Videoanrufe zu verbessern.
• Bleiben Sie in der Nähe des Mikrofons - Wenn Sie in der Nähe des Mikrofons bleiben, können Sie Ihre Stimme klarer wiedergeben und Hintergrundgeräusche ausblenden.
• Schonen Sie Ihre Internet-Bandbreite - Je mehr Bandbreite Ihrem System zur Verfügung steht, desto besser ist die Qualität Ihrer Audioverbindung. Die beste Möglichkeit, Ihre Bandbreite zu schonen, ist das Schließen von Programmen, die Sie nicht auf Ihrem Computer verwenden.

Schlussfolgerung

Videokonferenzen sind auf dem Vormarsch. Sie sind zu einem beliebten Mittel für Fachleute geworden, um miteinander zu kommunizieren. Die zunehmende Nutzung von Videokonferenzen durch viele Organisationen hat die Notwendigkeit eines standardisierten Verhaltens der Teilnehmer in den Vordergrund gerückt.

Die in diesem Artikel beschriebenen Richtlinien sind einige der wichtigsten Regeln, die Sie während einer Videokonferenz beachten sollten, damit Ihre Professionalität nicht in Frage gestellt wird.

Über denAutor: Andreyana Kulina ist Digital Marketing Specialist bei Brosix und spezialisiert auf Content Marketing und Outreach-Strategien. Neben ihrer Leidenschaft für digitales Marketing geht sie gerne wandern und Mountainbike fahren. Verbinden Sie sich mit ihr auf LinkedIn.