ビデオ会議は、世界中のプロフェッショナル・ミーティングの常識となっている。専門家によると、北米では約90％の企業が、来年はビデオ会議にもっと費用をかけるという。

残念なことに、多くの人がテレビ会議中に失態を犯し、テレビ会議エチケットの重要性を軽視してプロらしくない行為に及んでいる。

ビデオ会議でチームに最適なコミュニケーションツールを用意するのは良いことだが、会議中にどのように振る舞うべきかを知っておくことは極めて重要だ。

適切な振る舞いの必要性から、ビデオ会議中に参加者がどのように振る舞うべきかというルールが策定されている。多くの専門家は、テレビ会議という因習的な性質を理由に、プロフェッショナリズムを犠牲にすべきではないと考えている。

以下は、ビデオ会議に参加する際の標準的なエチケットとされる8つの重要なルールです。

1.準備する

多くの人が思っているのとは違って、ビデオ会議には物理的な商談と同じように準備が必要だ。

ビデオ会議を計画する方法には、次のようなものがある：

• 議題を知る。

ビデオ会議の主催者や参加者が、会議の目的について暗中模索してはならない。アジェンダは、明確なアウトラインを作成し、参加者が割り当てられた時間内に議論のトピックをカバーするのに役立ちます。

• 機材と道具を準備する。

ビデオ会議から最大の利益を得るには、適切な機器とツールを持つことが最善の方法です。ビデオ会議のための機器やツールには、ハードウェアとソフトウェアの両方が含まれます。

適切な機器やツールがなければ、ビデオ会議中に情報を得たり、送ったり、共有したりすることは難しい。

ビデオ会議のための重要なツールには、以下のようなものがある：

• インターネットアクセス
• ビデオソフトアプリ。
• ウェブカメラ
• マイク。

2.遅刻厳禁

時間は希少な資源であり、多くの人は自分の時間が無駄になることを嫌う。ビデオ会議の特徴のひとつは、異なるタイムゾーンの人々が参加できることである。時間を守らないことは、会議に参加する人々の士気を下げる一つの方法である。

ある 調査によると、従業員の67％が、出席する会議の半分が無価値だと答えている。そのため、ビデオ会議は時間通りに開始する必要がある。

ビジネスミーティングに遅刻することは、あなたの評判を落とし、プロ意識が低く、信頼できない人物だと思われる可能性もあります。ビデオ会議に遅刻しないようにするには、次のような方法があります：

• アラームの設定
• 早めのサインイン
• あなたが主催者である場合、ミーティングのスケジュールを変更する。
• 何らかの理由で遅刻した場合は、謝罪すること。

3.テスト走行を行う

ビデオ会議では、さまざまなことがうまくいかない可能性があります。会議中の不具合を防ぐには、テストランを実施するのがよい方法です。会議が始まる前に、ハードウェアとソフトウェアが正しく機能していることを常に確認しておくとよいでしょう。ビジネス メールの署名をつけてメールを送ると 、信頼性が高まり、話し手にあなたのことを思い出してもらいやすくなります。

テストランには以下のようなものがある：

• カメラが目の高さにあることを確認する。
• インターネット接続を確認してください。
• スピーカーのテスト
• マイクをチェックしてください。

4.適切な経歴を持つ

多くの人は、ビデオ会議中の背景によって、その人の性格がよくわかることに気づいていません。手入れがされておらず、散らかっている背景は、他のビデオ会議参加者に良い印象を与えません。

幸いなことに、家の中に良い背景エリアが見つからない人のために、Wave.videoのような 編集可能なビデオズームの背景テンプレートが無料で使えるアプリが登場している 。これらのアプリを使えば、あなたの空間を美しいバーチャル背景に変えることができる。

良い背景を作る他の方法としては、以下のようなものがある：

• 最も整理整頓されたスペースを選ぶ。
• 背景を明るくする。
• 装飾品を使う。

5.適切な服装

Journal of Family and Consumer Sciences誌に掲載された研究では、きちんとした服装をしている人は、そうでない人よりもポジティブに受け止められると結論づけている。

不適切な服装は、ビデオ会議の主催者にとって大きな問題である。恥をかかないために、参加者は物理的な会議では着ないような服を着ないように意識しなければならない。

在宅勤務には多くの 利点があるが 、テレビ会議中の不適切な服装は欠点のひとつとなっている。

避けたほうがいいのは、以下のようなことだ：

• スーツの下にショートパンツを履く
• シースルーを着る。
• パジャマやナイトガウンを着る。
• 厚化粧をする。

6.騒がしい環境を避ける

ビデオ会議の音声品質は、会議全体を左右します。ビデオ会議の参加者を効果的に引き込むには、音声の質が鮮明でクリアでなければなりません。

ビデオ会議の音質に影響を与えるものに、背景の騒音があります。騒がしい環境からビデオ会議に参加すると、他の参加者に迷惑がかかります。周囲からのバックグラウンドノイズは、あなたや他の参加者の注意をそらす原因となります。

防音室のような贅沢な部屋を誰もが持っているわけではありません。しかし、ビデオ会議の音質を高めるためにできることはいくつかあります。

ビデオ会議中のバックグラウンドノイズを減らすには、次のような方法があります：

• 騒音源から離れる周囲の騒音源を特定し、避ける。家の中にいる人は、テレビ、扇風機、エアコンなどの電化製品の電源を切る。
• ヘッドセットを使う-ヘッドセットを使うことは、あなたの声を増幅し、周囲の雑音を遮断する効果的な方法です。
• ブラインドや窓を閉める-窓を閉め、カーテンやブラインドを閉めるのも、部屋の音を小さくする方法だ。
• 誰もいない部屋は避ける-誰もいない部屋では音が反響することは初歩的な知識である。エコーは、音波が部屋の硬い壁面で跳ね返るためです。背景がエコーっぽくならないようにするには

1. 家具付きの部屋に泊まる。
2. 床をラグやカーペットで覆う。
3. 布製のブラインドを掛ける。
4. 本棚を設置する。
5. 植木鉢や植物を置く。

7.注意散漫を避ける

ビデオ会議の欠点は、気が散りやすいことだ。実際 、88％の労働者が定期的にマルチタスクを行っていることを認めている。

気が散る原因を避けることが、良いビデオ会議を体験する鍵です。自宅や車、その他の場所からビデオ会議に参加する場合、気が散ることが多くあります。

家の中にいる人にとっては、子供や他の家族が気を散らす大きな原因になる。家の外から会議に参加する人にとっては、交通量や周囲の動きが気が散る原因となる。

気が散らないようにするためだ：

• マルチタスクはやめよう。
• 混雑した場所にいてはいけない。
• 鏡の前に座るのは避ける。

8.はっきりと話す

ビデオ会議では、はっきりと話すことが重要な要素です。

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ビデオ会議中にあなたの声を明瞭に映し出す最善の方法には、次のようなものがあります：

• 外付けマイクを使う- ノートパソコンに内蔵されているマイクでは、ビデオ会議中に効果的に質の高い音を出すことができません。外部マイクを使用することは、ビデオ通話を改善する一つの方法です。
• マイクの近くにいる- マイクの近くにいることで、あなたの声をより明瞭に映し出し、周囲の雑音を取り除くことができます。
• インターネットの帯域幅を節約する- システムの帯域幅が広いほど、オーディオ接続の品質が向上します。帯域幅を節約する最善の方法は、コンピュータで使用していないプログラムを閉じることです。

結論

ビデオ会議が定着してきた。ビデオ会議は、専門家同士のコミュニケーショ ン手段として普及している。多くの組織でビデオ会議が利用されるようになったことで、参加者は標準的な行動を取る必要が出てきた。

この記事で紹介するガイドラインは、ビデオ会議中に覚えておくべき重要なルールであり、あなたのプロ意識を疑われることはありません。

著者について Andreyana Kulinaは Brosixのデジタルマーケティングスペシャリストで、コンテンツマーケティングとアウトリーチ戦略を専門としています。デジタルマーケティングへの情熱に加え、ハイキングやマウンテンバイクが好き。 LinkedInでつながる。