ビデオ会議は、世界中のプロフェッショナルな会議の常識となっています。専門家によると、北米の約90％の企業が、今後1年間にビデオ会議にもっとお金をかける可能性があるという。

しかし、多くの人がテレビ会議中に、テレビ会議マナーの重要性を軽視して、失態を犯したり、プロらしくない行動をとったりしています。

テレビ会議でチームに最適なコミュニケーションツールを用意するのも良いですが、会議中にどのような振る舞いをすれば良いかを知っておくことが重要です。

適切な振る舞いの必要性から、ビデオ会議中に参加者がどのように振る舞うべきかというルールが策定されています。多くの専門家は、テレビ会議という因習的な性質を理由に、プロフェッショナリズムを犠牲にすべきではないと考えています。

テレビ会議に参加する際のエチケットとして欠かせない8つのルールをご紹介します。

1.準備すること

多くの人が思っているのとは違い、ビデオ会議も物理的な商談と同じように準備する必要があります。

テレビ会議を計画する方法としては、以下のようなものがあります：

• アジェンダを知る。

ビデオ会議の主催者や参加者が、会議の目的について知らないままではいけません。アジェンダを作成することで、明確なアウトラインができ、参加者は決められた時間内に議論すべきトピックを網羅できるようになります。

• 機材や道具を準備する。

ビデオ会議の効果を最大限に引き出すには、適切な機器やツールを用意するのが一番です。ビデオ会議のための機器やツールには、ハードウェアとソフトウェアの両方が含まれます。

適切な機器やツールがなければ、テレビ会議中に情報を得たり、送ったり、共有したりすることは難しいでしょう。

テレビ会議の重要なツールとしては、以下のようなものがあります：

• インターネットに接続できます。
• 映像ソフトのアプリ。
• ウェブカメラです。
• マイクロフォンです。

2.遅刻をしない

時間は貴重な資源であり、多くの人は自分の時間が無駄になることを嫌います。ビデオ会議の特徴の一つは、異なるタイムゾーンの人々が参加できることです。時間を守らないことは、会議に参加する人たちの士気を下げる一つの方法です。

ある 調査では、67％の社員が、出席する会議の半分が無価値であると答えています。その主な理由は、会議の開始時間が遅いからです。したがって、ビデオ会議は、遅延が関心の喪失につながるため、時間通りに開始する必要があります。

ビジネスミーティングに遅刻することは、あなたの評判を落とし、プロ意識に欠け、信頼できない人物と見られてしまうこともあります。テレビ会議に遅刻しないための方法には、以下のようなものがあります：

• アラームを設定する
• 早めにサインインすること。
• あなたが主催者である場合、会議のスケジュールを変更する。
• 何らかの理由で遅刻した場合は、謝ってください。

3.テストランをする

ビデオ会議では、さまざまなことがうまくいかないことがあります。テストランを実施することは、会議中の不具合を防ぐのに有効な方法です。会議が始まる前に、ハードウェアとソフトウェアが正しく機能することを常に確認することは良いアイデアです。ビジネス メールの署名をつけてメールを 送ると、 信頼性が高まり、話し手があなたを思い出しやすくなります。

実施できるテストランには、以下のようなものがあります：

• カメラが目線の高さにあることを確認する。
• インターネット接続を確認してください。
• スピーカーをテストする。
• マイクを確認してください。

4.適切な背景を持つことを確認する

ビデオ会議中の背景は、その人の性格をよく表していることをご存じない方も多いのではないでしょうか。手入れが行き届いていない、雑然とした背景は、他のビデオ会議参加者に良い印象を与えません。

幸いなことに、家の中に良い背景エリアが見つからない人のために 、編集可能なビデオズームの背景テンプレートを無料で提供するWave.videoのようなアプリが 登場しました。これらのアプリを使えば、あなたの空間を美しい仮想背景に変えることができます。

その他、良い背景を作るための方法として

• 整理整頓された空間を選ぶ。
• 背景を明るくする。
• 装飾を使う。

5.適切な服装をする

Journal of Family and Consumer Sciencesに掲載された研究では、きちんとした服装をしている人は、そうでない人よりもポジティブに捉えられると結論付けています。

テレビ会議の主催者にとって、不適切な服装は大きな問題である。恥ずかしくないように、参加者は物理的な会議では着ないような服を着ないように意識する必要があります。

在宅勤務のメリットはたくさんありますが 、テレビ会議時の不適切な服装はデメリットの一つになっています。

避けた方が良いものとして、以下のものがあります：

• スーツの下に短パンを履く。
• シースルーを貼る。
• パジャマやナイトガウンを着用する。
• 厚化粧をすること。

6.騒がしい環境を避ける

ビデオ会議の音声品質は、その効果を左右するものです。ビデオ会議の参加者を効果的に引きつけるには、音声品質が鮮明であることが必要です。

ビデオ会議の音質に影響を与えるもののひとつに、背景の騒音があります。騒がしい環境からビデオ会議に参加する参加者は、他の参加者に迷惑をかけることになります。周囲からの背景音は、自分や他の参加者の注意をそらす原因になります。

防音室という贅沢な空間を持つ人はそうそういないでしょう。しかし、ビデオ会議の音質を向上させるためにできることがいくつかあります。

ビデオ会議中の背景ノイズを低減するための工夫を紹介します：

• 騒音源に近づかない周囲の騒音源を特定し、それを避ける。家の中にいる人は、テレビ、扇風機、エアコンなどの電化製品の電源を切っておく。
• ヘッドセットを使用する：ヘッドセットを使用することで、声を大きくし、周囲の雑音を遮断することができます。
• 窓を閉め、カーテンやブラインドを引くことも、部屋の音を小さくする方法のひとつです。
• 空っぽの部屋は避ける：空っぽの部屋では音が反響することは、一般的に知られています。この反響は、音波が部屋の硬い壁面で跳ね返っているためです。エコーがかかったような背景を避けるには、次のようにします：

1. 家具付きの部屋に泊まる。
2. ラグやカーペットを敷いて床を覆う。
3. ファブリックブラインドを吊るす。
4. 本棚を設置する。
5. 植木鉢や植物を入れる。

7.注意力散漫にならないようにする

ビデオ会議の欠点は、気が散りやすいことです。実際 、88％の労働者が定期的にマルチタスクを行っていることを認めています。

ビデオ会議を快適に楽しむには、気が散る原因を避けることが重要です。自宅や車など、あらゆる場所からビデオ会議に参加すると、多くの注意力が散漫になることがあります。

家の中にいる人にとっては、子供や他の家族が大きな注意力散漫の原因になります。家の外から会議に参加する人にとっては、交通機関など周囲の動きが注意力散漫の原因になる。

気が散らないようにするため：

• マルチタスクにならないように。
• 人混みの中に居てはいけない。
• 鏡の前に座るのは避けましょう。

8.明瞭に話す

ビデオ会議では、はっきりと話すことが重要な要素です。

があります。

テレビ会議中に声をはっきり映すための工夫として、以下のようなものがあります：

• 外部マイクを 使う- ノートパソコンに内蔵されているマイクでは、ビデオ会議中に効果的に音質を出すことができません。外部マイクを使用することは、ビデオ通話を改善する一つの方法です。
• マイクに近づく：マイクに近づくことで、あなたの声をよりクリアに映し出し、周囲の雑音を排除することができます。
• インターネットの帯域幅を節約する - システムの帯域幅が広ければ広いほど、オーディオ接続の品質が向上します。帯域幅を節約する最善の方法は、コンピュータで使用していないプログラムを終了することです。

結論

ビデオ会議が定着してきた。ビデオ会議は、専門家同士がコミュニケーションをとるための一般的な方法となりました。多くの組織でビデオ会議が普及したことで、参加者の標準的な行動を採用する必要性が表面化しました。

この記事で紹介したガイドラインは、ビデオ会議中に覚えておくべき重要なルールの一部であり、あなたのプロ意識を疑われることはありません。

著者について Andreyana Kulinaは Brosixのデジタルマーケティングスペシャリストで、コンテンツマーケティングとアウトリーチ戦略を専門としています。デジタルマーケティングへの情熱の他に、ハイキングとマウンテンバイクが好き。 LinkedInで彼女とつながってください。