Wideokonferencje stały się normą dla profesjonalnych spotkań na całym świecie. Według ekspertów, około 90% firm w Ameryce Północnej prawdopodobnie wyda więcej na wideokonferencje w nadchodzącym roku.

Niestety, wiele osób popełnia błędy i angażuje się w nieprofesjonalne zachowanie podczas wideokonferencji, nie doceniając znaczenia etykiety wideokonferencyjnej.

Chociaż posiadanie najlepszych narzędzi komunikacyjnych dla zespołu podczas wideokonferencji jest dobre, wiedza o tym, jak zachowywać się podczas spotkania, ma kluczowe znaczenie.

Potrzeba właściwego zachowania doprowadziła do opracowania zasad dotyczących tego, jak uczestnicy powinni zachowywać się podczas wideokonferencji. Wielu ekspertów uważa, że nie powinniśmy poświęcać profesjonalizmu ze względu na przyczynowy charakter wideokonferencji.

Poniżej znajduje się 8 istotnych zasad uważanych za standardowe zachowanie etykiety dla osób biorących udział w wideokonferencjach.

1. Bądź przygotowany

W przeciwieństwie do tego, co myśli wiele osób, do wideokonferencji trzeba się przygotować tak samo, jak do fizycznych spotkań biznesowych.

Niektóre sposoby planowania wideokonferencji obejmują:

• Znajomość agendy.

Organizatorzy i uczestnicy wideokonferencji nie powinni mieć wątpliwości co do celu spotkania. Agenda stworzy jasny zarys i pomoże uczestnikom omówić tematy do dyskusji w wyznaczonym czasie.

• Przygotuj swój sprzęt i narzędzia.

Posiadanie odpowiedniego sprzętu i narzędzi to najlepszy sposób na uzyskanie jak największych korzyści z wideokonferencji. Sprzęt i narzędzia do wideokonferencji obejmują zarówno sprzęt, jak i oprogramowanie.

Bez odpowiedniego sprzętu i narzędzi trudno będzie uzyskać, wysłać lub udostępnić informacje podczas wideokonferencji.

Niektóre ważne narzędzia do wideokonferencji obejmują:

• Dostęp do Internetu.
• Aplikacja do obsługi wideo.
• Kamera internetowa.
• Mikrofon.

2. Nie spóźniaj się

Czas jest rzadkim zasobem i większość ludzi nie lubi, gdy się go marnuje. Jedną z cech wideokonferencji jest to, że mogą w nich uczestniczyć osoby z różnych stref czasowych. Nieprzestrzeganie czasu jest jednym ze sposobów na obniżenie morale uczestników spotkania.

W jednym z badań 67% pracowników stwierdziło, że połowa spotkań, w których uczestniczą, jest bezwartościowa, głównie z powodu późnych godzin ich rozpoczęcia. Wideokonferencje powinny zatem rozpoczynać się punktualnie, ponieważ opóźnienia mogą prowadzić do utraty zainteresowania.

Spóźnianie się na spotkania biznesowe może również zaszkodzić twojej reputacji i sprawić, że ludzie będą postrzegać cię jako osobę nieprofesjonalną i niewiarygodną. Oto kilka sposobów na uniknięcie spóźniania się na wideokonferencje:

• Ustawianie alarmu.
• Wczesne logowanie.
• Przełóż spotkanie, jeśli jesteś jego organizatorem.
• Jeśli z jakiegoś powodu się spóźnisz, przeproś.

3. Uruchomienie testowe

Wiele rzeczy może pójść nie tak podczas wideokonferencji. Przeprowadzenie testu to dobry sposób na uniknięcie usterek podczas spotkania. Zawsze warto upewnić się, że sprzęt i oprogramowanie działają prawidłowo przed rozpoczęciem spotkania. Wysyłanie wiadomości e-mail z podpisembiznesowym pomaga zwiększyć wiarygodność i sprawia, że Twój rozmówca łatwo Cię zapamięta

Niektóre testy, które można przeprowadzić, obejmują

• Sprawdzenie, czy kamera znajduje się na wysokości oczu.
• Sprawdź połączenie internetowe.
• Przetestuj swoje głośniki.
• Sprawdź mikrofon.

4. Upewnij się, że masz odpowiednie doświadczenie

Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, że obszar tła podczas wideokonferencji ujawnia znacznie więcej na temat osobowości. Niechlujne i zagracone tło nie robi dobrego wrażenia na innych uczestnikach wideokonferencji.

Na szczęście dla tych, którzy nie mogą znaleźć dobrego tła w swoim domu, istnieją teraz aplikacje takie jak Wave.video z bezpłatnymi edytowalnymi szablonami tła do powiększania wideo. Aplikacje te mogą pomóc przekształcić przestrzeń w piękne wirtualne tło.

Inne sposoby na stworzenie dobrego tła to:

• Wybierz najlepiej zorganizowaną przestrzeń.
• Rozświetl swoje tło.
• Użyj dekoracji.

5. Ubieraj się odpowiednio

Badania opublikowane w Journal of Family and Consumer Sciences wykazały, że ludzie, którzy ubierają się odpowiednio, są postrzegani bardziej pozytywnie niż ci, którzy tego nie robią.

Niewłaściwy ubiór to duży problem dla organizatorów wideokonferencji. Aby uniknąć zakłopotania, uczestnicy muszą być świadomi, aby nie zakładać ubrań, których nie założyliby na fizyczną konferencję.

Chociaż istnieje wiele zalet pracy w domu, niewłaściwy ubiór podczas wideokonferencji stał się jednym z jej minusów.

Niektóre rzeczy, których należy unikać to

• Noszenie szortów pod garniturem.
• Zakładanie przezroczystych.
• Noszenie piżam i koszul nocnych.
• Nakładanie ciężkiego makijażu.

6. Unikaj hałaśliwego otoczenia

Jakość dźwięku podczas wideokonferencji może wpłynąć na jej przebieg. Aby skutecznie zaangażować uczestników wideokonferencji, jakość dźwięku musi być wyraźna i czysta.

Jedną z rzeczy, która może wpływać na jakość dźwięku wideokonferencji jest hałaśliwe tło. Uczestnik biorący udział w wideokonferencji w hałaśliwym otoczeniu może być uciążliwy dla innych. Hałas w tle z otoczenia może rozpraszać uwagę użytkownika i innych uczestników.

Nie każdy ma luksus dźwiękoszczelnego pokoju. Jest jednak kilka rzeczy, które można zrobić, aby poprawić jakość dźwięku podczas wideokonferencji.

Poniżej przedstawiono kilka sposobów na zmniejszenie hałasu w tle podczas wideokonferencji:

• Trzymaj się z dala od źródeł hałasu - zidentyfikuj i unikaj źródeł hałasu wokół siebie. W przypadku osób przebywających wewnątrz domu, urządzenia takie jak telewizory, wentylatory i klimatyzatory powinny być wyłączone.
• Korzystanie z zestawu słuchawkowego - korzystanie z zestawu słuchawkowego to skuteczny sposób na wzmocnienie głosu i odcięcie się od hałasu w tle.
• Zaciąganie rolet i okien - Zamykanie okien i zaciąganie zasłon i rolet to kolejny sposób na ograniczenie hałasu w pomieszczeniu.
• Unikaj pustych pomieszczeń - powszechnie wiadomo, że w pustych pomieszczeniach dźwięki odbijają się echem. Echo jest spowodowane falami dźwiękowymi odbijającymi się od twardych ścian pomieszczenia. Aby uniknąć echa w tle:

1. Pobyt w umeblowanym pokoju.
2. Przykryj podłogę dywanami i wykładzinami.
3. Zawieś rolety materiałowe.
4. Zainstaluj półki na książki.
5. Umieść doniczki i rośliny.

7. Unikanie rozpraszania uwagi

Jedną z wad wideokonferencji jest to, że można się łatwo rozproszyć. W rzeczywistości 88% pracowników przyznaje, że regularnie wykonuje wiele zadań jednocześnie.

Unikanie źródeł rozproszenia uwagi jest kluczem do dobrego doświadczenia wideokonferencji. Uczestnictwo w wideokonferencjach z domu, samochodu lub innego miejsca może wiązać się z wieloma czynnikami rozpraszającymi.

Dla osób przebywających w domu, dzieci i inni członkowie rodziny mogą być ogromnym źródłem rozproszenia uwagi. Dla innych osób uczestniczących w konferencji spoza domu, ruch uliczny i inne otaczające ruchy są źródłem rozproszenia uwagi.

Aby uniknąć rozpraszania uwagi:

• Nie wykonuj wielu zadań jednocześnie.
• Nie przebywaj w zatłoczonych miejscach.
• Unikaj siedzenia przed lustrem.

8. Mów wyraźnie

Wyraźne mówienie jest ważnym elementem wideokonferencji. Powinieneś mówić tak, aby inni uczestnicy mogli zrozumieć każde słowo, które wypowiadasz.

Niektóre z najlepszych sposobów na wyraźną emisję głosu podczas wideokonferencji obejmują:

• Używaj zewnętrznego mikrofonu - Wbudowane mikrofony w naszych laptopach nie są w stanie skutecznie generować wysokiej jakości dźwięków podczas wideokonferencji. Korzystanie z zewnętrznego mikrofonu jest jednym ze sposobów na poprawę jakości połączeń wideo.
• Trzymaj się blisko mikrofonu - trzymanie się blisko mikrofonu pomoże wyraźniej emitować głos i wyeliminować szumy w tle.
• Oszczędzanie przepustowości łącza internetowego - Im większa przepustowość łącza, tym lepsza jakość połączenia audio. Najlepszym sposobem na zaoszczędzenie przepustowości jest zamknięcie programów, których nie używasz na komputerze.

Wnioski

Wideokonferencje są już na porządku dziennym. Stały się one popularnym sposobem komunikacji między profesjonalistami. Wzrost popularności wideokonferencji w wielu organizacjach sprawił, że na pierwszy plan wysunęła się potrzeba przyjęcia standardowego zestawu zachowań uczestników.

Wytyczne przedstawione w tym artykule to niektóre z najważniejszych zasad, o których należy pamiętać podczas wideokonferencji, aby ludzie nie kwestionowali Twojego profesjonalizmu.

Oautorze: Andreyana Kulina jest specjalistą ds. marketingu cyfrowego w Brosix, specjalizującym się w marketingu treści i strategiach zasięgowych. Oprócz pasji do marketingu cyfrowego, lubi piesze wędrówki i jazdę na rowerze górskim. Połącz się z nią na LinkedIn.