Wideokonferencje stały się normą dla profesjonalnych spotkań na całym świecie. Według ekspertów, około 90% firm w Ameryce Północnej prawdopodobnie wyda więcej na wideokonferencje w nadchodzącym roku.

Niestety, wiele osób popełnia błędy i angażuje się w nieprofesjonalne zachowanie podczas wideokonferencji, nie doceniając znaczenia etykiety wideokonferencyjnej.

Podczas gdy posiadanie najlepszych narzędzi do komunikacji z zespołem w ramach wideokonferencji jest dobre, wiedza o tym, jak zachowywać się podczas spotkania, jest kluczowa.

Potrzeba właściwego zachowania doprowadziła do opracowania zasad dotyczących tego, jak uczestnicy powinni zachowywać się podczas wideokonferencji. Wielu ekspertów uważa, że nie powinniśmy rezygnować z profesjonalizmu ze względu na sprawczy charakter wideokonferencji.

Poniżej przedstawiamy 8 istotnych zasad uznawanych za standardowe zachowania w zakresie etykiety dla osób biorących udział w wideokonferencjach.

1. Bądźcie przygotowani

W przeciwieństwie do tego, co myśli wiele osób, do wideokonferencji trzeba się przygotować tak samo jak do fizycznych spotkań biznesowych.

Niektóre sposoby planowania wideokonferencji obejmują:

• Poznaj porządek obrad.

Organizatorzy i uczestnicy wideokonferencji nie powinni mieć wątpliwości co do celu spotkania. Agenda stworzy jasny zarys i pomoże uczestnikom omówić tematy w wyznaczonym czasie.

• Przygotuj swój sprzęt i narzędzia.

Posiadanie odpowiedniego sprzętu i narzędzi jest najlepszym sposobem na uzyskanie największych korzyści z wideokonferencji. Sprzęt i narzędzia dla Twojej wideokonferencji obejmują zarówno sprzęt, jak i oprogramowanie.

Bez odpowiedniego sprzętu i narzędzi trudno będzie uzyskać, wysłać lub podzielić się informacjami podczas wideokonferencji.

Niektóre ważne narzędzia do prowadzenia wideokonferencji to:

• Dostęp do Internetu.
• Aplikacja do oprogramowania wideo.
• Kamera internetowa.
• Mikrofon.

2. Nie spóźniaj się

Czas jest ograniczonym zasobem i większość ludzi nie lubi, gdy się go marnuje. Jedną z cech wideokonferencji jest to, że mogą w nich uczestniczyć osoby z różnych stref czasowych. Niedotrzymywanie czasu jest jednym ze sposobów na obniżenie morale uczestników spotkania.

W jednym z badań 67% pracowników stwierdziło, że połowa spotkań, w których uczestniczą, jest bezwartościowa, głównie z powodu późnych godzin ich rozpoczęcia. Wideokonferencje powinny więc rozpoczynać się punktualnie, gdyż opóźnienia mogą prowadzić do utraty zainteresowania.

Spóźnianie się na spotkania biznesowe może również zaszkodzić Twojej reputacji i sprawić, że ludzie będą Cię postrzegać jako osobę nieprofesjonalną i niewiarygodną. Kilka sposobów na uniknięcie spóźnienia na wideokonferencje to:

• Ustawienie alarmu.
• Wczesne zapisywanie się.
• Przełóż spotkanie, jeśli jesteś organizatorem.
• Jeśli z jakiegoś powodu się spóźnisz, przeproś.

3. Wykonaj jazdę próbną

Podczas wideokonferencji wiele rzeczy może pójść nie tak. Przeprowadzenie próbnego uruchomienia to dobry sposób, aby zapobiec usterkom podczas spotkania. Zawsze warto upewnić się, że sprzęt i oprogramowanie działają prawidłowo przed rozpoczęciem spotkania. Wysyłanie maili z podpisemfirmowym pomaga zwiększyć wiarygodność i sprawia, że rozmówca łatwo Cię zapamiętuje.

Niektóre testy, które możesz przeprowadzić, obejmują:

• Sprawdzenie, czy aparat znajduje się na wysokości oczu.
• Sprawdź swoje połączenie internetowe.
• Przetestuj swoje głośniki.
• Sprawdź swój mikrofon.

4. Upewnij się, że masz odpowiednie zaplecze

Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, że obszar tła podczas wideokonferencji ujawnia znacznie więcej o twojej osobowości. Nie zadbane i zagracone tło nie robi dobrego wrażenia na innych uczestnikach wideokonferencji.

Na szczęście dla tych, którzy nie mogą znaleźć dobrego obszaru tła w swoim domu, istnieją teraz aplikacje takie jak Wave.video z darmowymi edytowalnymi szablonami tła zoomu wideo. Te aplikacje mogą pomóc przekształcić twoją przestrzeń w piękne wirtualne tło.

Inne sposoby na stworzenie dobrego tła to:

• Wybierz najlepiej zorganizowaną przestrzeń.
• Rozświetl swoje tło.
• Użyj dekoracji.

5. Ubierz się odpowiednio

Z badań opublikowanych w Journal of Family and Consumer Sciences wynika, że osoby, które ubierają się odpowiednio, są postrzegane bardziej pozytywnie niż te, które się nie ubierają.

Niewłaściwy ubiór jest dużym problemem dla organizatorów wideokonferencji. Aby uniknąć zażenowania, uczestnicy muszą być świadomi, aby nie zakładać ubrań, których nie założyliby na fizyczną konferencję.

Choć praca w domu mawiele zalet, to niewłaściwy ubiór podczas wideokonferencji stał się jednym z jej minusów.

Niektóre rzeczy, których powinieneś unikać to:

• Noszenie szortów pod garniturem.
• Założenie see-through.
• Noszenie piżam i koszul nocnych.
• Nakładanie ciężkiego makijażu.

6. Unikaj głośnego otoczenia

Jakość dźwięku podczas wideokonferencji może uczynić całe przedsięwzięcie lepszym lub gorszym. Aby skutecznie zaangażować uczestników wideokonferencji, jakość dźwięku musi być wyraźna i czysta.

Jedną z rzeczy, która może wpłynąć na jakość dźwięku podczas wideokonferencji jest głośne tło. Uczestnik biorący udział w wideokonferencji z głośnego otoczenia może być uciążliwy dla innych. Hałas z otoczenia może rozpraszać Ciebie i innych uczestników.

Nie każdy ma luksus posiadania dźwiękoszczelnego pokoju. Jest jednak kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby poprawić jakość dźwięku podczas wideokonferencji.

Poniżej przedstawiono kilka sposobów na zmniejszenie hałasu w tle podczas wideokonferencji:

• Trzymaj się z dala od źródeł hałasu - zidentyfikuj i unikaj źródeł hałasu wokół siebie. W przypadku osób przebywających w domu, urządzenia takie jak telewizory, wentylatory i klimatyzatory powinny być wyłączone.
• Używaj zestawu słuchawkowego-Używanie zestawu słuchawkowego to skuteczny sposób na wzmocnienie głosu i odcięcie hałasu z otoczenia.
• Draw your blinds and windows-Closing your windows and drawing your curtains and blinds is another way of reducing sound in a room.
• Unikaj pustych pomieszczeń - to elementarna wiedza, że dźwięki odbijają się echem w pustym pomieszczeniu. Echa są spowodowane falami dźwiękowymi odbijającymi się od twardych powierzchni ścian w pomieszczeniu. Aby uniknąć posiadania tła z echem:

1. Pobyt w umeblowanym pokoju.
2. Przykryj podłogę dywanikami i wykładzinami.
3. Powieś rolety z tkaniny.
4. Zainstaluj półki na książki.
5. Wstawić doniczki z kwiatami i roślinami.

7. Unikaj rozproszenia uwagi

Jednym z minusów wideokonferencji jest to, że można się łatwo rozproszyć. W rzeczywistości 88% pracowników przyznaje, że regularnie wykonuje wiele zadań.

Unikanie źródeł rozproszenia uwagi jest kluczem do uzyskania dobrego doświadczenia podczas wideokonferencji. Uczestniczenie w wideokonferencji z domu, samochodu lub innego miejsca może wiązać się z wieloma czynnikami rozpraszającymi.

Dla osób przebywających w domu, dzieci i inni członkowie rodziny mogą być ogromnym źródłem rozproszenia. Dla innych uczestniczących w konferencji spoza domu, ruch uliczny i inne otaczające ruchy są źródłami rozproszenia.

Aby uniknąć rozproszenia uwagi:

• Nie rób multitaskingu.
• Nie przebywaj w zatłoczonym miejscu.
• Unikaj siedzenia przed lustrem.

8. Mówić wyraźnie

Wyraźne mówienie jest ważnym elementem wideokonferencji. Należy mówić tak, aby inni uczestnicy mogli uchwycić każde wypowiedziane przez Ciebie słowo.

Niektóre z najlepszych sposobów na wyraźną projekcję głosu podczas wideokonferencji obejmują:

• Używaj zewnętrznego mikrofon u- Wbudowane mikrofony w naszych laptopach nie są w stanie skutecznie wytworzyć wysokiej jakości dźwięku podczas wideokonferencji. Użycie zewnętrznego mikrofonu jest jednym ze sposobów na poprawę jakości połączeń wideo.
• Trzymaj się blisko mikrofonu - przebywanie w pobliżu mikrofonu pomoże wyraźniej wyeksponować Twój głos i wyeliminować szumy z otoczenia.
• Oszczędzaj pasmo internetowe - Im większa przepustowość systemu, tym lepsza jakość połączenia audio. Najlepszym sposobem na oszczędzanie pasma jest zamykanie programów, których nie używasz na swoim komputerze.

Wniosek

Wideokonferencje zagościły na dobre. Stały się popularnym sposobem komunikacji między profesjonalistami. Upowszechnienie wideokonferencji przez wiele organizacji spowodowało konieczność przyjęcia standardowego zestawu zachowań uczestników.

Wskazówki przedstawione w tym artykule są jednymi z najważniejszych zasad, o których należy pamiętać podczas wideokonferencji, aby ludzie nie kwestionowali Twojego profesjonalizmu.

Oautorze: Andreyana Kulina jest Digital Marketing Specialist w Brosix, specjalizuje się w Content marketingu i strategiach outreach. Poza swoją pasją do marketingu cyfrowego, lubi piesze wędrówki i kolarstwo górskie. Połącz się z nią na LinkedIn.